เหตุการณ์โควิดทำให้เราจำเป็นต้องให้พนักงานบางส่วนทำงานที่บ้านมาเป็นระยะเวลาหนึ่ง แต่ เมื่อมีการผ่อนปลนมาตราการ เราก็เรียกพนักงานกลับเข้ามาทำงานเหมือนเดิม แต่ไม่ใช่ทั้งหมด เรารู้แล้วว่า เราจำเป็นต้องลดความหนาแน่นของสำนักงานลงบ้าง โดยกำหนดให้คนบางคน สลับกันทำงานที่บ้าน หรือ ให้เค้าไปทำหน้าที่ตัวเองแบบ remote work และ เข้าประชุมร่วมกับคนที่อยู่ทีสำนักงานด้วยรูปแบบผ่านการ ประชุมออนไลน์ ซึ่งตอนนี้ เราได้ลองใช้หลายตัวเอามากๆ และ แน่นอนว่า เราจะต้องใช้ทั้งหมด เนื่องจากการประชุมนั้นไม่ได้เกิดขึ้นจำเพาะคนใน บริษัท ที่สำนักงานอย่างเดียวเท่านั้น แต่ จะต้องประชุมออนไลน์กับลูกค้า หรือ คนอื่นๆ ภายนอกด้วยซึ่งแต่ละองค์กรภายนอกนั้นก็จะใช้โปรแกรมการประชุมออนไลน์ที่แตกต่างกันออกไป แล้วแต่ว่าเขาสะดวกใช้อะไร ดังนั้นแล้ว ทำให้เราอาจจะต้องใช้โปรแกรมการประชุมออนไลน์เหล่านั้นได้ทั้งหมด !
บทความนี้ผมถือโอกาสในการบอกเล่าว่าโปรแกรมการประชุมอะไรดีไม่ดีอย่างไรจากประสบการณ์การใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์เกือบทั้งหมดในโลกนี้ที่เป็นที่นิยมใชักัน
แน่นอนว่าเรามักจะใช้า zoom.us กันอยู่ในเวลานี้
เป็นโปรแกรมที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับการประชุมภายใน เนื่องจากมันมีความเสถียรในการใช้งานเอามากๆ ไม่เคยหลุดล่มหรือ Delay Lag ภาพไม่วิ่งอะไรแบบนี้เลยแม้แต่ครั้งเดียว ! ใช่แล้ว ไม่เคยเลยสักครั้งที่จะเกิดปัญหาเทคนิคตอนประชุมกันอยู่ ถ้าหากว่า มันจะกระตุก เราก็สามารถได้ยินเสียงพูดต่อเนื่องได้ไม่เกิด Lag ทำให้ยังคุยงานกันได้อยู่ ข้อจำกัดในการใช้งานของฟรีเวอร์ชั่น คือ คุณจะใช้งานได้แค่ประมาณ 40 นาทีสำหรับการประชุมกับคนที่มากกว่า 2 คนขึ้นไป และนั่นก็เป็นการบังคับกลายแล้วว่า ถ้าหากว่าจะงานประชุมกับลูกค้า เราคงไม่บังคับว่าให้ลูกค้าออกแล้วเข้าใหม่ระหว่างการประชุมได้ เราจะต้องเสียเงินเพื่อใช้งาน paid version ประมาณ 5xx บาทต่อเดือนนั่นเอง ความเจ๋งอย่างหนึ่งคือ มันทำการเปลี่ยน Background ของเราได้ระหว่างการประชุมแต่ spec. คอมระหว่างใช้งานจะต้องมีกราฟฟิกการ์ดที่ดีประมาณหนึ่ง ซึ่งสำหรับเครื่องผม นั้นเป็นแม็คบุ้คแอร์ปี 2013 จะไม่สามารถทำได้ (เศร้านิดหน่อยที่ไม่ได้เล่นอะไรแบบนี้)
มันเหมาะกับการประชุมประเภท ที่เรียกว่า มีหัวนำ หร่ือเป็นการบอกประชุมจากหัวหน้าไปยังคนอื่นๆ โดยคนอื่นๆ มักจะเป็นการฟังเสียเป็นส่วนมากสำหรับการใช้งานแบบนี้ คือ การสั่งงาน หมู่มากเป็นหลัก อย่างไรก็ดี zoom.us ก็จะเป็นการประชุมคุยกันได้ด้วยเช่นเดียวกัน แต่ที่เน้นว่า Zoom จะไม่เหมือนกับโปรแกรมอื่นๆ เพราะ มีระบบ Host การสัมนาได้ด้วย ไม่ได้ใช้เพื่อการประชุมแต่เพียงอย่างเดียวก็ได้ จะไม่เหมือนกับโปรแกรมอื่นๆเขา ที่เน้นการสนทนามเป็นหลัก ไม่ได้มีคนที่เป็น Host หลักของการประชุมแต่อย่างใด
LINE MEETING
อีกทางเลือกหนึ่งคือ LINE Meeting ซึ่งแนวคิดและการใช้งานนั้นเหมือนกับ Google Meet คือ เราสามารถกดสร้าง Link พิเศษสำหรับเข้าห้องประชุมแล้วแจกกันได้ทันที แล้วคนที่จะต้องเข้าประชุมก็แค่กด Link พิเศษจำเพาะเหล่านี้ขึ้นมาก็สามารถเข้าฟังและสนทนาการประชุมได้แล้ว แต่ที่ดีไปกว่า Google Meet ก็คือ LINE นั้นคนไทยติดตั้งกันในเครื่องอยู่แล้วทั้งเครื่องโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ด้วยกันทั้งหมด ไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่ม และ ทุกคนก็จะใช้ LINE กันเป็นกันหมดอยู่แล้ว นอกจากนี้ ถ้าหากว่า คนที่ต้องการนำเสนอ แนะนำให้ใน LINE Meeting ด้วย Computer หรือ Notebook เท่านั้น เพราะ ถาหากว่า คุณใช้มือถือ เราจะไม่สามารถแชร์หน้าจอได้ นอกจากนี้ ข้อดีอีกประการก็คือ Link ห้อง Meeting ของ LINE Meeting นั้นสามารถสร้างเอาไว้ทิ้งเอาไว้ได้เลย เรียกว่า สร้างห้องแล้ว มันเก็บเอาไว้ได้ไม่ได้สร้างแล้วทิ้ง เพราะงั้นแล้ว เราสามารถสร้างเป็นห้องประชุมที่ “คงเอาไว้ไม่หายไป” แล้วนัดให้เข้าประชุมได้ เหมือนกับเป็นห้องประชุมจริงๆ คือ ห้องมันไม่ได้หายไปไม่ได้ ทำให้เราไม่ต้องสร้าง LINK ใหม่อะไร เพื่อให้พนักงานเข้ามาเจอ เรียกว่าให้เค้า save link เอาไว้ก็ได้
VROOM ของ True
เป็นโปรแกรมที่ได้รับกาณโปรโมคโฆษณาผ่านช่องโทรทัศน์ของทรูเอามากๆ และ มีการโฆษณาบอกว่าเขาทำมาเพื่อช่วยองค์กร แต่ตัวนี้มีปัญหาเรื่อยชองการกระตุกบ้างประมาณหนึ่ง และ ไม่ใช่ทุกคนที่จะรู้จัก อย่างไรก็ดีการเริ่มต้นใช้งานนั้นง่ายเอามากๆ ไม่ต้องมีการติดตั้งอะไรเลย มีเว็ปอย่างเดียวก็ใช้งานได้แล้ว และ นอกจากนี้ เวอร์ชั่นฟรีก็มีอีกด้วยแต่ก็ติดระยะเวลาจำกัดเอาไว้เช่นเดียวกันสำหรับการประชุมที่มากกว่าสองคน คือ กำหนดเอาไว้ที่ 60 นาที แย่ไปกว่านั้นคือ ถ้าหากว่าอยากจะจ่ายเงิน มันไม่มีให้ซื้อบริการจำเพาะของ True VROOM นี้ได้เลย ต้องเป็นการเหมากับบริการอื่นๆ ซึ่ง เราไม่ได้จำเป็นต้องใช้ (ก็เพราะว่าเราอยากจะใช้แต่ การประชุมนี่หน่าทำไมต้องไปเสียเงินเพื่ออย่างอื่นด้วยล่ะ) แอบเสียใจนิดหน่อยที่ว่า ไหนๆก็เป็นของคนไทยแล้วทำไมไม่ให้ใช้ได้ฟรีได้จริงๆ หรือไม่ก็กำหนดค่ารายเดือนให้ประหยัดๆก็ได้ แต่นี่… ก็ทำตัวเหมือนกับโปรแกรมต่างประเทศซะอย่างงั้น
Microsoft Team
แปลกว่านี่เป็นโปรแกรมการประชุมออนไลน์ที่ลูกค้าเราใช้งานกับมากที่สุด อาจจะด้วยเหตุผลว่า เขามี Microsoft 360 หรือ โปรแกรมส่วนอื่นๆของ Microsoft กับอยู่แล้ว และ ทำให้การใช้งาน Team เป็นเรื่องที่ฟรีขึ้นมา (แต่เขาเสียเงินอย่างอื่นอยู่) ทำให้เมื่อเราต้องไปเจอกับลูกค้าด้วยการประชุมออนไลน์ระดับองค์กรทุกครั้ง ก็จะโดนเรียกให้เราเข้าร่วมด้วย Team เป็นหลัก ข้อเสียที่ อาจจะไม่ได้มองเป็นข้อเสียเท่าไหร่นักก็คือ เราจำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมของเขาเท่านั้นเพื่อที่จะใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ ต้องมีการสร้าง Microsoft Account ไม่ว่าจะเป็น @outlook.com เป็นต้นเพื่อที่เราจะมีบัญชีเพื่อใช้งาเข้าประชุมผ่าน Micorsoft Team ได้ แน่นอนว่า คุณไม่เคยใช้ email account นี้อยู่ก็ต้องออกแรงเพื่อไปสร้างมันมา เพื่อที่จะเข้าร่วมประชุมกับลูกค้านั่นเอง เป็นการบังคับจากลูกค้ากลายๆว่าเราต้องสร้างบัญชียังไงอย่างงั้น นอกนั้นประสบการณ์ใช้งานถือว่าดีงามเลยก็ว่าได้ มีการทำเบลอ Background ได้ด้วยโปรแกรมเอง ไม่ต้องกินทรัพยากรเครื่องเลย
Google Meet (แนะนำอย่างแรง!)
น้องใหม่สำหรับโปรแกรมการประชุมออนไลน์ฟรี ! ที่จำกัดเวลาเช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ คือ มันจะตัดทุก 60 นาทีเมื่อมีการประชุมมากกว่า 2 คนถ้าหากว่าอยากจะใช้ได้ตลอดกาลไม่โดนตัดต้องเสียเงินเป็น G Suite Account เรียกได้ว่าอันนี้ก็แพงมาก ถ้าหากว่าทุกคนต้องไปสร้างบัญชีเป็นแบบ Paid User ของ Gmail เค้า อย่างไรก็ดี สำหรับคนที่รับได้เรื่องระยะเวลา 60 นาที นั้นก็ถือว่าประสบการณ์การใช้งาน Gmail Google Meet นั้นใช้ได้เลยทีเดียว ไม่ต้องมีการติดตั้งโปรแกรมใดๆ ก็แชร์หน้าจอได้ และ ที่เจ๋งสุดๆ คือ ถ้าหากว่า คุณคุยกับคนต่างประเทศบอกให้เขาคนที่พูดอังกฤษนั้นเปิดโหมด Transcript เพื่อให้เราเห็นตัวหนังสือเหมือนกับที่เราดูหนังที่มีซับไตเติ้ลอะไรแบบนั้นได้ด้วย ! เรียกได้ว่า หากเราฟังสำเนียงได้ไม่ดีเท่าไหร่นัก เราก็จะอ่านเป็นตัวหนังสือออกมาได้ทันที ที่ฝรั่งเค้าพูดคุยกับเรา ดีงามจริงๆ ไม่น่าเชื่อว่า AI ของ Google จะดีขนาดนี้ อย่างไรก็ดี ถ้าหากว่าคุณจะใช้ Google Meet ได้ก็ต้องสร้าง Gmail Account บังคับมีคล้ายกับ Microsoft Team นั่นหและ แต่ต้องเป็น Gmail Account เท่านั้นเอง ซึ่งผมรู้ว่าคุณต้องมีกันอยู่แล้วแหละ เพราะ Gmail เป็นบัญชีที่คุณต้องใช้ประจำ ไม่ว่าจะเป็นการเปิดใช้งานเครื่องโทรศัพท์ Andriod Phone ใดๆก็ต้องใช้ Gmail Account อย่างเลี่ยงไม่ได้
ซึ่งแนวคิดและการใช้งานนั้นเหมือนกับ Google Meet คือ เราสามารถกดสร้าง Link พิเศษสำหรับเข้าห้องประชุมแล้วแจกกันได้ทันที แล้วคนที่จะต้องเข้าประชุมก็แค่กด Link พิเศษจำเพาะเหล่านี้ขึ้นมาก็สามารถเข้าฟังและสนทนาการประชุมได้แล้ว แต่ที่ดีไปกว่า Google Meet ก็คือ LINE นั้นคนไทยติดตั้งกันในเครื่องอยู่แล้วทั้งเครื่องโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ด้วยกันทั้งหมด ไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่ม และ ทุกคนก็จะใช้ LINE กันเป็นกันหมดอยู่แล้ว นอกจากนี้ ถ้าหากว่า คนที่ต้องการนำเสนอ แนะนำให้ใน LINE Meeting ด้วย Computer หรือ Notebook เท่านั้น เพราะ ถาหากว่า คุณใช้มือถือ เราจะไม่สามารถแชร์หน้าจอได้ นอกจากนี้ ข้อดีอีกประการก็คือ Link ห้อง Meeting ของ LINE Meeting นั้นสามารถสร้างเอาไว้ทิ้งเอาไว้ได้เลย เรียกว่า สร้างห้องแล้ว มันเก็บเอาไว้ได้ไม่ได้สร้างแล้วทิ้ง เพราะงั้นแล้ว เราสามารถสร้างเป็นห้องประชุมที่ “คงเอาไว้ไม่หายไป” แล้วนัดให้เข้าประชุมได้ เหมือนกับเป็นห้องประชุมจริงๆ คือ ห้องมันไม่ได้หายไปไม่ได้ ทำให้เราไม่ต้องสร้าง LINK ใหม่อะไร เพื่อให้พนักงานเข้ามาเจอ เรียกว่าให้เค้า save link เอาไว้ก็ได้
โดยรวมแล้วไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมการประชุมออนไลน์ตัวไหนก็ตาม หากคุณจำเป็นต้องประสานงานกับลูกค้าผ่านการประชุมกับลูกค้าทางไกลแล้วไซร้ คุณจะไม่สามารถเลือกได้ว่า คุณจะใช้อะไร แน่นอนว่า คนเลือกคือ “ลูกค้า” แปลว่า คุณในฐานะผู้ขายของหรือผู้ให้บริการกับลูกค้า คุณจะต้องใช้เป็นทั้งหมด และ พร้อมโดนเรียกประชุมผ่านโปรแกรมใดๆที่เป็นที่นิยมเหล่านี้ได้ทั้งหมด แนะนำให้ลองฝึกใช้ทุกอันเพื่อความ seamless ในการเข้าประชุมกับลูกค้าก็แล้วกัน
คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:
- https://www rackmanagerpro com/zoom-alternative/