การติดตามการเข้าออกงานของพนักงานนั้นเป็นเรื่องหนึ่งที่เถ้าแก่ต้องมากำกับเอง ด้วยเหตุผลว่า ถ้าหากว่าจ้างพนักงานมาแล้ว พนักงานเกิดหนีหาย ไม่เข้างานตามวันหรือเวลาที่กำหนดไว้ ก็ไม่รู้ว่าจะจ้างเอาไว้ทำไม เรียกได้ว่า จ้างมาเสียเงินฟรีเลยก็ว่าได้ ยิ่งเดี๋ยวนี้ ค่าจ้างแรงงานคนทั้งระดับปฏิบัติการ แรงงาน เซลล์ หรือพนักงานประเภทอื่นๆ โดยรวมแล้วถือได้ว่าเป็นสัดส่วนประมาณ 1 ใน 3 ของเงินที่จ่ายออกไปทั้งหมดสำหรับธุรกิจขนาดย่อมและกลาง
อาการเครียดจะเกิดกับเจ้าของธุรกิจอยู่เสมอๆหากว่ายอดขาย เกิดไม่เป็นไปตามเป้า ก็จะมาเพ่งเล็งพนักงานเป็นอันดับแรก ซึ่งทำให้พนักงานก็ต้องมาระแวงระวังว่าจะโดนจับผิดอะไรอีกหรือเปล่า (แน่นอนว่าถ้าหากว่าเถ้าแก่เครียดเงินไม่เข้าธุรกิจก็ต้องมาเดือดร้อนต่อกับพนักงานอย่างไม่ต้องสงสัย)
คำถามแรกสุดที่เจ้าของธุรกิจนั้นสงสัยนั้นกลับเป็นคำถามพื้นฐานที่สุดนั่นก็คือ พนักงานเข้างานหรือเปล่า หรือ พนักงานเข้างานตรงแล้วหรือออกตรงเวลาตามที่ได้ตกลงกันเอาไว้หรือเปล่า ?
ทำให้เกิดอุปกรณ์พวกเครื่องตอกบัตร เครื่องลงเวลา เครื่องแสกนลายนิ้วมือ และอื่นๆอีกมากมายก่ายกองเพื่อจะทำตัวเป็นเหมือนอุปกรณ์ในการแก้ปัญหาเรื่องเหล่านี้ แต่ตอนนี้มีคนพัฒนาออกมาเป็นแอพตอกบัตร เพื่อใช้ลงเวลางานอย่างจริงจังและเป็นระบบมากเป็นทางเลือกอีกทางหนึ่งด้วย
ลองมาดูเป็นประเด็นกันดีกว่าว่า ถ้าหากว่าจะเลือกใช้ระบบตอกบัตรหรือลงเวลาพนักงานนั้น ในตลาดปัจจุบัน มันมีอุปกรณ์ที่เป็นทางเลือกให้เจ้าของธุรกิจลงทุนอยู่ไม่กี่แบบ แต่ละแบบจะมีข้อดีข้อเสียอย่างไรมาดูกันเป็นประเด็นตามต่อไปนี้ได้เลย
สำหรับเนื้อความนี้เราจะทำการวิเคราะห์การเลือกใช้อุปกรณ์ สามประเภทด้วยกันคือ เครื่องตอกบัตรกระดาษ เครื่องแสกนลายนิ้วมือ และ แอพลงเวลาพนักงาน (สำหรับตัวอย่างนี้ เลือกตัวที่นิยมใช้กันมากที่สุดในตลาดคือ TimeMint มาใช้ในการเปรียบเทียบ)
มันสามารถยืนยันตัวบุคคลได้จริงๆหรือเปล่า ?
เครื่องตอกบัตร : นี่คงเป็นปัญหาแรกๆที่จะต้องเจอสำหรับการใช้การ์ดตอกบัตรกับเครื่องตอกบัตรที่เป็นกระดาษ แต่ทางแก้ปัญหานี้ยังพอมีคือ ท่านสามารถไว้ลูกน้องได้ หรือ คุณต้องติดตั้งกล้องวงจรปิด หรือกล้องใดๆที่ทำการบันทึกการหยิบจับการ์ดบัตรตอก เพื่อเอาไว้เป็นหลักฐาน แต่จริงๆแล้ว มันเอาไว้เพื่อขู่พนักงานเท่านั้นเองว่าการตอกบัตรแทนกันนั้น หากมีคนตรวจสอบก็จะมีหลักฐานแสดงในภาพวงจรปิดได้อย่างชัดเจน (ซึ่งจริงๆมันก็ไม่ได้ชัดเจนอะไรและก็คงไม่ได้มีคนมาตรวจสอบหรอกว่ามีการตอกแทนกันหรือเปล่า)
เครื่องแสกนลายนิ้วมือ : นิ้วมือมีความปลอดภัยในการแสดงตัวตน เพราะ ส่วนมากแล้ว จะไม่สามารถทำการบันทึกเครื่องแสกนลายนิ้วมือกันได้ แต่อย่างไรก็ดี ลายนิ้วมือที่อยู่กับนิ้วนั้นสามารถทำยางลายนิ้วเพื่อฝากเพื่อนให้แสกนแทนกันได้อยู่ดี และ วิธีการนี้หาได้ทั่วไปในอินเตอร์เน็ต แต่ไม่ขอบอกลิงค์ใดๆจากบทความนี้ เพราะ มันถือได้ว่าเป็นการทุจริตแบบจงใจและเตรียมการมาก่อน แต่ถ้าหากว่าเจอพนักงานที่ทุจริตแบบนี้ จะไม่มีหลักฐานใดๆเพื่อสอบกลับได้หากท่านพึ่งพาแต่เครื่องแสกนลายนิ้วมือแต่เพียงอย่างเดียว
แอพลงเวลาพนักงาน TimeMint : แอพตัวนี้มีการบันทึกภาพของการบันทึกเข้าออกของพนักงานทุกครั้ง (ถ้าหากว่าคุณตั้งค่าเอาไว้ให้บังคับถ่ายภาพ) เพื่อเป็นหลักฐานการเข้าออกงาน โดยแอพจะทำการตรวจสอบด้วยว่ามือถือนั้นอยู่ในพิกัดที่กำหนดไว้หรือไม่ ถ้าหากว่าไม่ได้อยู่ในพื้นที่จะไม่สามารถกดเข้าออกงานได้เช่นเดียวกัน นอกไปจากนี้ แอพยังทำการล็อคอีกด้วยว่า ผู้บันทึกจะต้องใช้เครื่องมือถือของตนเองเครื่องเดิมที่กำหนดอนุมัติเอาไว้ก่อนแล้วเท่านั้น เพราะ ระบบจะจำอีมี่เครื่องเอาไว้ หากมีการเปลี่ยนเครื่องใหม่จะต้องแจ้งกับทางผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนทุกครั้ง
รวบรวมข้อมูลจากสาขาต่างๆได้สะดวกแค่ไหน ?
เครื่องตอกบัตร : แน่นอนว่า คุณจะต้องทำการรวบรวมโดยการนำส่งการ์ดนั้นมายัง HR หรือคนที่อยู่สำนักงานใหญ่ที่ดูแลเรื่องการจัดการเวลาพนักงาน หรืออาจจะแค่ถ่ายภาพส่งมาก็ได้ ซึ่งคุณจะต้องทำการคำนวณนอกรอบด้วยมือเท่านั้น เพื่อประเมินสรุป เป็นเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละรายไป คุณจะไม่สามารถมีข้อมูลเวลาใดๆเข้าโปรแกรม Payroll (โปรแกรมเงินเดือน) ได้เพราะ เครื่องตอกบัตรแบบกระดาษนั้นถือได้ว่าเป็นการทำมือ ไม่ใช่การจัดการด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใดๆ
เครื่องแสกนลายนิ้วมือ : หากคุณมีสาขาจำนวนมาก (เสียเงินซื้อเครื่องเท่ากับจำนวนสาขา) แล้วการรวบรวมข้อมูลจากเครื่องแสกนนิ้วมือเหล่านี้ก็ไม่ได้เรื่องง่ายนัก แล้วแต่ประเภทของเครื่องแสกนแต่ละรุ่นที่จะมีความเข้ากันได้กับโปรแกรมเงินเดือนที่แตกต่างกัน เครื่องแสกนลายนิ้วมือจะมีหลากหลายรุ่น และหลายประเภท โดยทั้งหมดอาจจะแบ่งย่อยออกมาเป็นกลุ่มได้ดังต่อไปนี้ คือ กลุ่มที่จะนำส่งข้อมูลโดย Flash Drive เท่านั้น กลุ่มที่สามารถต่อสายแลนด์เข้ากับคอมพิวเตอร์ หรือ Network ได้โดยการส่งข้อมูลออกนั้น จะต้องเลือกลายละเอียดต่อไปอีกว่า ข้อมูลทีจะทำการต่อกับ Network นั้นจะเป็นการจัดการฐานข้อมูลแบบ Access หรือใช้ SQL ในการนำออก ซึ่งคุณต้องเป็นคนศึกษาเสียก่อนว่าโปรแกรม Payroll (โปรแกรมจัดการเงินเดือน) นั้นจะรองรับระแบบการนำเข้าข้อมูลแบบใดผ่าน Network แล้วจึงเลือกเครื่องแสกนลายนิ้วมือที่ตั้งค่าเพื่อการนำข้อมูลออกได้ในรูปแบบนั้น เหมือนกันหมดทุกสาขา หากคุณคิดจะทำการ update ข้อมูลจากเครื่องอ่านแบบที่ไม่ต้องนำส่งผ่าน
แอพลงเวลาพนักงาน TimeMint : เนื่องจากระบบเป็นการรวมศูนย์อยู่แล้ว คือ ข้อมูลทั้งหมดจะได้รับการส่งเข้ามาที่เครื่องกลางที่อยู่ในอินเตอร์เน็ต ที่เรียกว่า CLOUD SERVER แบบทันทีทันใดๆ ดังนั้นแล้ว จะเรียกดูข้อมูลแบบวันต่อวันก็ทำได้สะดวก หรือจริงๆแล้ว แอพออกมาแบบให้มีระบบดูข้อมูลผ่านทาง LINE Notify ด้วยคือ เมื่อมีคนเข้าหรือออกจะมีการส่งข้อมูลไปยังคนที่เป็นหัวหน้าทันทีก็ได้ แต่โดยส่วนมากแล้ว คนที่ทำหน้าที่ HR ดูแลจัดการเวลาพนักงานนั้น จะเข้ามาดูในระบบหลังบ้านของ TimeMint แล้วเลือกกลุ่มพนักงาน หรือ เลือกเฉพาะตัวพนักงานแล้วกด export ส่งออกมาเป็นไฟล์ประเภท text file เพื่อนำไปเอาเข้ายังโปรแกรมจัดการเงินเดือนต่อได้ หรือ จะดูข้อมูลอื่นๆ ที่ปกติแล้วระบบเงินเดือนไม่จำเป็นต้องใช้อื่นๆ เช่น ข้อมูลสถานที่บันทึกเข้าออก ข้อมูลพิกัดการบันทึก ข้อมูลภาพถ่ายของพนักงาน เป็นต้น
การเพิ่มลดพนักงานออกจากระบบทำได้ง่ายแค่ไหน ?
เครื่องตอกบัตร : ถือว่าเป็นระบบที่การเพิ่มหรือลดคนนั้นกระทำได้ง่ายที่สุด คือไม่ต้องทำอะไรยุ่งยาก เช่น ถ้าหากว่าจะลดคน ก็แค่เอาบัตรตอกแยกเก็บลิ้นชักเอาไว้ ก็จะไม่มีข้อมูลพนักงานคนนั้นแล้ว หรือ หากว่าจะเพิ่มคนเข้าไปก็แค่เขียนชื่อและเซ็นชื่อเอาไว้ว่าการ์ดใบนี้เป็นตัวแทนของพนักงานคนใด ง่ายที่สุดแล้วจริงๆ
เครื่องแสกนลายนิ้วมือ : กรณีที่ไม่ได้มีการเชื่อมต่อ Network พนักงานต้องทำการเพิ่มหรือลดลายนิ้วมือจากหน้าเครื่องแสกนลายนิ้วมือของพนักงานที่จะใช้งานเท่านั้น จะต้องมีพนักงานคนหนึ่งหรือหัวหน้างาน หรือ HR เดินทางไปที่หน้เครื่องเพื่อเข้าไปยังโหมดการเพิ่มคน และ ให้พนักงานใหม่ทำการบันทึกลายนิ้วมือใหม่บนเครื่องแสกนนิ้วมือเครื่องนั้นๆ แต่สำหรับการใช้ระบบของเครื่องแสกนลายนิ้วมือที่มี Network แล้วพนักงานก็ยังคงต้องเดินไปที่เครื่องใดเครื่องหนึ่งใน Network นั้นๆเพื่อบันทึกเช่นเดียวกัน และ ต้องให้พนักงานเจ้าของระบบ (หรือตัวคุณเอง) เดินไปเพื่อเปิดโหมดเข้าสู่โหมดการบันทึกลายนิ้วมือใหม่ทุกครั้งที่มีพนักงานใหม่ ดังนั้นแล้ว โดยรวมหากคุณมีหลายสาขาและ เลือกที่จะใช้เครื่องแสกนลายนิ้วมือ คุณก็ต้องมีการอนุญาตสิทธิ์ให้กับ หัวหน้าประจำสาขา หรือ ผู้จัดการประจำสาขาทำหน้าที่นี้แทนถึงจะจัดการกับการเข้าออกของพนักงานแต่ละสาขาได้
แอพลงเวลาพนักงาน TimeMint : มีวิธีการเพิ่มพนักงานเข้าระบบที่หลากหลาย เพื่อรองรับการยืนยันตัวตนระยะไกล โดยไม่ต้องมีคนเดินทางไปเจอกับพนักงานจริงๆ แต่อย่างใด เช่น วิธีการง่ายสุด คือ การแจก username password เพื่อให้พนักงานกรอกในแอพ TimeMint ครั้งแรกในเครื่องมือถือที่เขากำลังจะใช้เพื่อบันทึกเวลาเข้าออก หรือ การส่ง QR CODE ประจำตัวให้กับพนักงานเพื่อใช้อนุญาตใช้เครื่องครั้งแรก เป็นต้น
ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา ?
เครื่องตอกบัตร : ใช้ได้กับพื้นที่ที่ติดตั้งเอาไว้เท่านั้น แต่สามารถเคลื่อนย้ายได้สะดวก เพราะ แค่เสียบปลั้กไฟก็สามารถใช้งานเครื่องได้แล้ว แต่ทั้งนี้ เครื่องตอกบัตรแบบกระดาษนั้นจะจำกัดจำนวนครั้งในการบันทึกเวลาต่อวัน อย่างมาก 6 ขาแล้วแต่รุ่นของเครื่องตอกบัตรนั้นเอง
เครื่องแสกนลายนิ้วมือ : ใช้ได้กับพื้นที่ที่ติดตั้งเอาไว้เท่านั้น และก็สามารถเครื่องย้ายได้สะดวกเช่นเดียวกัน ทั้งนี้ขึ้นกับว่า มีการติดตั้งแบบเจาะยึดหรือว่า เป็นการแค่เสียบปลั้กไฟ และปล่อยให้ลอยตัวเอาไว้เฉยๆ หากว่าเจาะยึดก็จะเคลื่อนย้ายยากนั่นเอง แต่ในทางกลับกัน ถ้าหากว่าไม่ได้ยึดเอาไว้ พนักงานสามารถนำเครื่องอ่านลายนิ้วมือนี้กลับบ้านได้ เพื่อปั้มออกสายๆ เพื่อให้ได้โอทีก็กระทำได้เช่นเดียวกัน (มีพนักงานในกลุ่มช่าง ผู้รับเหมาทำแบบนี้กับเครื่องอ่านลายนิ้วมือมาแล้ว แม้นว่าเครื่องจะได้รับการยึดติดเอาไว้ก็ตาม เพราะ ช่างก็สามารถถอดและยึดติดกลับเข้าไปได้เองด้วยเช่นเดียวกัน) จำนวนครั้งในการแสกนเข้าและออกนั้นไม่ได้จำกัดการบันทึก แต่ ทั้งนี้ การนำข้อมูลไปใช้เพื่องาน Payroll นั้นจะเป็นเรื่องของ software Payroll เสียมากกว่า ว่า จะมีการเรียกข้อมูลใช้ได้สูงสุดกี่ครั้งในแต่ละวัน
แอพตอกเวลาพนักงาน TimeMint : เนื่องจากการใช้งานหลักนั้น พนักงานจะใช้เครื่องของตัวเองเป็นหลัก เว้นแต่ คุณจะเลือกใช้แอพ TimeMint Station ที่ทำหน้าที่เหมือนกับเครื่องตอกบัตร อย่างไรก็ดี การใช้งานสามารถบันทึกเวลาเข้าออกได้ทุกที่ ที่เจ้าของระบบได้กำหนดไว้เท่านั้น และ ให้สิทธิ์เอาไว้ เช่น พนักงานบัญชี จะสามารถบันทึกเข้าออกผ่านแอพด้วยระบบไร้สายภายในอาคารพื้นที่สำนักงานของตนเองเท่านั้น ส่วนพนักงานช่างที่ดูแลลูกค้า สามารถบันทึกเวลาเข้าออกงานได้ทั้งสำนักงาน และ สถานที่ลูกค้าที่ได้มีการกำหนดเอาไว้ก็ได้ ซึ่งการกำหนดนี้เป็นหน้าที่ของเจ้าของระบบ TimeMint จะทำการตั้งค่าให้แก่พนักงานแต่ละกลุ่มแยกกันไปได้ โดยเวลาที่ได้รับการบันทึกผ่านแอพนั้นจะไหลเข้าไปยังระบบของ TimeMint แบบทันทีทันใด
โอกาสและความเสียหายของอุปกรณ์ ?
เครื่องตอกบัตร : การใช้งานระบบนี้จะมีความเสื่อมของอุปกรณ์อย่างเห็นได้ชัด อันได้แก่ ผ้าหมึก หรือหมีกของตัวตอกเวลา(ทางกล) สภาพเครื่องที่เป็นเครื่องทางกล และระบบวงจรอิเล็คทรอนิกส์ที่เมื่อเวลาผ่านไปอุปกรณ์เหล่านี้จะเสียหายได้จากการใช้งานโดยตรง นอกจากนี้ หากมีการใช้งานต่อเนื่องต่อๆกัน จะทำให้เครื่องมีอายุน้อยลงไปอีก เช่น ต่อคิวกันเข้าออกต่อเนื่องเป็นต้น เสป็กหนึ่งที่คุณอาจจะเห็นเวลาเลือกเครื่องตอกบัตรประเภทนี้คือ จำนวนพนักงานที่ใช้ได้ต่อเนื่องกัน เช่น 150 คน หรือ 200 คนเป็นต้น เพื่อเป็นการลดโหลดของเครื่อง แนะนำให้ใช้เครื่องตอกบัตรด้วยจำนวนเครื่องที่เหมาะสมกับจำนวนพนักงาน
เครื่องแสกนลายนิ้วมือ : หากนิ้วมือของพนักงานไม่สะอาดเช่น พนักงานช่างเพื่อเข้าออกงานพื้นที่ก่อสร้าง พนักงานที่ทำงานแล้วมือไม่สะอาด จะทำให้หัวอ่านนั้นเสื่อมภาพได้ ที่บริเวณกระจกด้านหน้า ของเครื่อง หรือ แม้แต่กระใช้งานเครื่องแสกนนิ้วมือปรกติ ก็จะเสื่อมไปตามสภาพของระบบวงจรไฟฟ้าภายใน โดยเฉลี่ยอายุเครื่องเท่ากับระยะเวลาประกัน เช่น หากเครื่องแสกนประกัน 1 ปี อาจจะเสียที่ปีที่ 2 หรือ 3 เป็นต้น (ปีแรกในประกันจะไม่เสียเท่าไหร่) ทั้งนี้ โดยเฉลี่ยแล้ว เครื่องแสกนจะเสียจากการใช้งานประมาณเฉลี่ย 3 ปีบวกลบ
แอพลงเวลาพนักงาน TimeMint : โอกาสในการเสียของอุปกรณ์นั่นก็คือ โอกาสในการเสียของเครื่องโทรศัพท์มือถือโดยตรง แต่ทั้งนี้ ความเสียหายในการสูญเสียข้อมูลการลงเวลานั้นจะไม่เกิดขึ้นแต่อย่างใด เพราะ เมื่อพนักงานบันทึกเวลาแล้วข้อมูลนั้นจะไหลไปที่ระบบของ TimeMint ทันทีทำให้ไม่เกิดความเสียหายของข้อมูลโดยรวม ทั้งนี้ ถ้าหากว่าเครื่องมือถือของพนักงานเสีย คุณสามารถอนุญาตให้พนักงานใช้เครื่องอื่นๆได้ทันที โดยการกดอนุมัติเครื่องใหม่นั่นเอง ไม่ต้องรอช่างมาซ่อม สามารถใช้เครื่องสำรองอื่นๆแทนได้ทันที
ราคาและความคุ้มทุนในระยะยาว ?
เครื่องตอกบัตรแบบกระดาษ นั้นมีความประหยัดอยู่หากว่าคุณมองในระยะยาวส่วนมากแล้วกระดาษต่อแผ่นจะรองรับการเข้าออกงานได้ทั้งหมด 31 วันหรือหนึ่งเดือนทำงาน โดยใช้ด้านละ 15 วันทำงาน (วันที่ 1 – 15) จะอยู่ที่หน้าแรก และ หน้าที่สองจะรองรับวันที่ 16 – 31 ทั้งนี้ พนักงาน 1 คนจะใช้กระดาษ 1 แผ่นต่อเดือน แสดงว่า 1 เดือนจะต้องเสียเงินโดยประมาณกับค่ากระดาษ คือ 1.25 บาทต่อแผ่น ยังไม่รวมกับตัวค่าหมึกของอุปกรณ์และผ้าหมึกที่ต้องเปลี่ยนที่เครื่องตอกบัตร โดยผ้าหมึกนั้นจะเสียเงินต่อการเปลี่ยนหนึ่งชุดคือ ประมาณ 500 บาท ซึ่งมันจะหมดเร็วหรือช้านั้นก็ขึ้นกับว่าพนักงานใช้เยอะมากน้อยเพียงใด (ทำให้เราไม่สามารถประเมินได้แน่นอนว่าจะเสียเงินเท่าใด) อาจจะประมาณ 1 ปีเปลี่ยนครั้งหนึ่งก็ได้หรือเร็วกว่านั้นซึ่งแล้วแต่จำนวนครั้งในการตอกบัตร ทั้งนี้ ส่วนที่จะเกิดความเสียหายของเครื่องตอกบัตรประเภทนี้ คือ ตัวเครื่องเป็นหลัก ด้วยเหตุผลที่ว่า อุปกรณ์เครื่องตอกบัตรกระดาษถือได้ว่าเป็นกลไกเชิงกลและส่วนของอุปกรณ์ไฟฟ้าอีก ที่ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อความเสียหายของอุปกรณ์ได้นั่นเอง อายุการใช้งานส่วนมากจะมีอายุไม่เกินกว่า 3-5 ปีก็จะเกิดอาการที่ต้องจะซ่อมแล้ว นอกจากนี้ การซ่อมอุปกรณ์พวกนี้ ส่วนมากแล้วแทบจะหาคนมาซ่อมไม่ได้ เพราะ หมดระยะเวลาประกันไปเสียก่อน หรือ แม้กระทั่งสินค้าประเภทเครื่องตอกบัตรแบบนี้ หลายราย ไม่มีการประกันการใช้งานใดๆด้วยซ้ำไป ทำให้เกิดความยุ่งยากในการจัดการหากว่า จะต้องจัดการกับเครื่องพวกนี้ หรือเริ่มมีหลายสาขาในการใช้งานเครื่องตอกบัตรประเภทนี้
เครื่องแสกนลายนิ้วมือ นั้นจะมีค่าไฟฟ้าที่ถือว่าน้อยมากเพราะเป็นอุปกรณ์กินไฟฟ้าต่ำ แต่ส่วนที่จะเสียคือตัวอุปกรณ์เอง ซึ่ง ถ้าหากว่าเป็นการซื้อผ่าน Online แล้วไม่มีเว็ปส่วนตัวมารับประกันเพื่อให้มีการติดต่อกลับได้ ก็เรียกว่าได้ ไม่ประกันสินค้า ก็ว่าได้ เพราะ จากประสบการณ์แล้ว แม้นว่า มีการติดต่อผ่านตัวแทนจำหน่ายเครื่องแสกนลายนิ้วมือเหล่านี้ แต่หากว่า ตัวแทนเหล่านั้น ไม่มีคุณภาพแล้วล่ะก็ ก็ถือได้ว่า คุณจะไม่สามารถเรียกเขาเข้ามาให้บริการซ่อมแซมได้เลย ! (ลองมาแล้วหลายรายก็อาการเดียวกัน) เนื่องด้วยราคาสินค้าไม่สูงนัก และ กำไรจากตัวแทนก็ไม่ได้มาก การเข้ามาซ่อมที่หน้างาน ก็อาจจะเรียกเก็บเงินค่าบริการในราคาที่แพงอยู่เมื่อเทียบกับราคาของตัวเครื่อง อย่างไรก็ดี เครื่องแสกนนิ้วมือนั้นมีหลายรุ่น หลายยี่ห้อและ หลายเกรดการให้บริการ ซึ่งส่วนใหญ่แล้ว จะเป็นตัวแทนจำหน่ายรายย่อยเกือบทั้งหมด บริษัทแม่ผู้นำเข้าสินค้านั้น ทำหน้าที่จำหน่าย หรือหาตัวแทนเท่านั้น เพื่อให้มีคนเข้าไปติดตั้งเครื่องและสอนการใช้งาน เพื่อให้เกิดยอดขายเป็นหลัก
สำหรับเครื่องแสกนลายนิ้วมือแบบนี้ แท้จริงแล้ว มีรายละเอียดของประเภทสเป็กสินค้าอีกหลายอัน แต่อันที่จะมาเล่าให้ฟังนี้ ส่วนมากแล้วเป็นเหตุผลประกอบหลักในการเลือกรุ่นเครื่องแสกนนิ้วมาใช้งานสำหรับการลงเวลาพนักงานอันได้แก่ จำนวนการจัดเก็บลายนิ้วมือสูงสุด รายการบันทึกสูงสุดที่จำอยู่ในเครื่อง และ ลักษณะการโอนถ่ายข้อมูลออกจากเครื่อง โดยสำหรับบทความนี้จะพิมพ์อธิบายเรื่องการโอนถ่ายข้อมูลออกจากเครื่องโดยละเอียดต่อไปในหัวข้อเรื่อง “การนำข้อมูลเชื่อมต่อกับการใช้งานโปรแกรมเงินเดือน” แต่โดยคร่าวๆแล้ว คือ มีแบบ Online และ แบบ Offline คือ แบบ Online สามารถตั้งเวลาจากโปรแกรมเงินเดือน เพื่อดูดข้อมูลจากเครื่องผ่าน Network ได้ (ราคาจะสูงขึ้นไป) และ แบบไม่สามารถดึงผ่าน Network ได้ ต้องเอา Flash Drive ไปปักและนำไฟล์ออกมาเป็นไฟล์เพื่อใช้กับโปรแกรมเงินเดือนต่อไป โดยการดึงไฟล์นี้ จะกระทำโดยคนที่อยู่กับเครื่องเป็นหลัก
การใช้แอพตอกบัตร มาแทนการลงเวลาทั่วไป นั้นถือได้ว่า จะเกิดต้นทุนกับทางผู้ใช้งานอยู่ในระดับหนึ่ง แล้วแต่โครงสร้างราคาของผู้ให้บริการแอพตอกบัตรรายนั้นๆ ซึ่งสำหรับแอพตัวอย่าง TimeMint มีโครงสร้างการใช้งานแบบคิดเงินต่อผู้ใช้งานจริงต่อเดือน หรือ มีโครงสร้างแบบเหมาจ่ายค่าบริการไลเซนท์การใช้งานรายปีหากว่าองค์กรนั้นๆมีพนักงานใช้ผ่านระบบของ TimeMint เป็นจำนวนมาก เช่น มากกว่า 500 คนต่อเดือนเป็นต้น แต่อย่างใดก็ดี การใช้แอพตอกบัตรนั้น จะเกิดความคุ้มค่าทางการเงินได้มาจากการได้ทุนคืนในมิติอื่นๆ เช่น ได้เวลาของพนักงานคืนกลับมา ได้ความมั่นใจในการเข้าออกงานของพนักงานว่าเข้าออกสถานที่นั้นๆได้จริงๆ โดยมีหลักฐานภาพถ่ายแนบมาในการยืนยันการเข้าออก ลดเวลาในการรวบรวมข้อมูลจากสาขาของตนเอง ไม่ต้องมีคนทำหน้าที่นี้โดยตรง เพราะ ใช้แอพในการจัดการงานส่วนนี้แทนแล้วทั้งหมดเป็นต้น ซึ่งโดยมากแล้ว องค์กรที่เลือกใช้แอพ TimeMint จะเป็นองค์กรที่มีคนทำงานอยู่กระจายตัวในหลายพื้นที่ สาขามาก หรือ จำนวนคนต่อสาขาน้อย ทำให้การลงทุนด้วยเครื่องประเภทอื่นๆ จะเสียเงินกับอุปกรณ์เป็นเงินจำนวนมากซึ่งไม่คุ้มค่า ทำให้ผู้ประกอบการหลายรายทั้งองค์กรใหญ่และเล็กเลือกใช้งานแอพ TimeMint ในการลงเวลาและรวมเวลาเข้าศูนย์กลางแทน
หัวหน้างานรู้ว่าพนักงานของตัวเองไม่มาทำงานได้มั้ย ?
เครื่องตอกบัตรกระดาษ : จะไม่สามารถตรวจสอบได้ทันที หากว่า ไม่มีเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งทำหน้าที่่รับผิดชอบที่จะต้องเอากระดาษมาดูทุกวัน ทั้งนี้ การทำงานของพนักงานส่วนใหญ่แล้วเกิดขึ้นจากการที่บริษัทจะต้องมีคนเพื่อรวบรวมเอกสารกระดาษทั้งหมด และบัตรตอกด้วยความถี่ที่ทางเจ้าขององค์กรต้องการจะใช้ประเมินหรือควบคุมพฤติกรรมการเข้่าออกงานสถานที่ของพนักงานแต่ละสาขา เช่น ถ้าหากว่า ต้องการประเมินทันทีทุกวัน ก็ต้องให้พนักงานหน่วยทรัพยากรบุคคลเข้ารวบรวมบัตรตอกทุกวัน หรือ ถ้าหากว่าดูแล้วเป็นงานที่หนักเกินไป อาจจะกำหนดให้พนักงานเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์รวมกันสัปดาห์ละครั้งก็ได้ แล้วแต่ความต้องการ
เครื่องลงเวลาด้วยลายนิ้วมืออิเล็คทรอนิกส์ หรือ เครื่องแสกนลายนิ้วมือ : หากว่ามีการเชื่อมต่อ Network แล้วจะทำให้องค์กรนั้นสามารถตั้งเวลาดึงดูข้อมูลได้ด้วยความถี่ที่ทางระบบคอมพิวเตอร์ได้ตั้งค่าเอาไว้เช่น ทุกๆสี่ชั่วโมง หรือ ทุกๆวันเป็นต้น ทั้งนี้ สำหรับระบบเครื่องแสกนลายนิ้วมือที่มิได้ต่อกับระบบ Network นั้นเป็นการยกในการ upload ข้อมูลขึ้นระบบ Payroll หรือระบบการจัดการลงเวลาอย่างมาก
แอพตอกบัตรลงเวลาพนักงาน (ตัวอย่างแอพ TimeMint) : พนักงานสามารถลงเวลาผ่านแอพ และ ข้อมูลการลงเวลาเข้าออกนั้นถึงไปยัง Cloud Server ของตัวแอพเองทันที ทำให้หัวหน้างานสามารถรับรู้ว่าพนักงานเข้าหรือออกได้ทันที ทั้งนี้ ก็ขึ้นกับการออกแบบแอพด้วยว่า ระบบการแสดงหรือ Push ดันข้อมูลเวลาเข้าออกให้กับใครต่อหรือไม่ เช่น แอพ TimeMint นั้น เมื่อมีพนักงานเข้าออก เจ้าของระบบหรือคนที่่ทำหน้าที่เป็น HR ที่เป็นคนตรวจสอบเวลาเข้าออกพนักงาน สามารถทำการนำออก (export) ข้อมูลจากระบบของ TimeMint ได้ทันที ทั้งสามารถดูภาพถ่าย พิกัดการบันทึก รูปแบบการบันทึกเข้าออกของพนักงานได้เป็น Excel ก็ได้ด้วยเช่น่เดียวกัน การทำแบบนี้ จะทำให้เจ้าหน้าที่หรือคนที่ต้องดูแลตรวจสอบ สามารถดูข้อมูลเพื่อการตรวจสอบได้ทันที หรือ สำหรับหัวหน้างาน สามารถดาวน์โหลดแอพ TimeMint Manager มาเพื่อใช้ดูข้อมูล update ได้จากแอพได้ทันที เช่น สามารถดูได้ว่า คนไหนยังไม่มีการบันทึกเวลาเข้าออกได้แบบ Real Time หรือ สำหรับคนที่จะติดตามการเข้าออกของพนักงานแบบเป็นกลุ่มย่อยก็สามารถกำหนดกลุ่มของพนักงานได้ว่า พนักงานกลุ่มไหนเมื่อมีการเข้าหรือออกของพนักงานกลุ่มดังกล่าว ก็จะมีดันข้อมูลไปที่ LINE ผ่านการใช้งาน LINE Notify ได้ด้วยเช่นเดียวกัน (สำหรับเรื่องการใช้ LINE Notify นั้นจะต้องมีการสร้างกลุ่มหรือ LINE บุคคลเอาไว้ก่อนหน้าแล้ว ทำการผูกเพื่อรับข้อมูลจากกลุ่มพนักงานในแอพ TimeMint อีกต่อหนึ่ง)
ความเร็วในการบันทึกเวลาเข้าและออกงานของพนักงาน
เครื่องตอกบัตรกระดาษ : ความเร็วถือได้ว่าเร็วมาก เพราะ พนักงานเพียงเอาการ์ดตอกบัตรของตนใส่เข้าเครื่องตอกเท่านั้น และ การทำงานก็สั้นมากสำหรับเครื่องประเภทนี้ ทำให้ใช้เครื่องจำนวนน้อย หากว่า มีพนักงานจำนวนมากที่จะต้องเข้างานด้วยกระบวนการตอกบัตรท่านสามารถใช้เครื่องมากกว่า 1 เครื่องที่เป็นรุ่นเดียวกัน เพื่อรองรับการลงเวลาของพนักงานได้เร็วขึ้นก็ได้เช่นเดียวกัน
เครื่องแสกนลายนิ้วมือ : ทำการบันทึกได้เร็วหากว่าพนักงานมีลายนิ้วมือชัดเจนกว่ารูปแบบอื่นๆทั้งหมด เพราะ ใช้เพียงลายนิ้วแต่เพียงอย่างเดียว แต่อย่างไรก็ดี สำหรับเครือ่งแสกนลายนิ้วมือนั้น มีีหลายครั้ง ที่พนักงานเองเลือกที่จะทำการบันทึกลงเวลาซ้ำๆเพราะ ต้องการความมั่นใจว่าเครื่องแสกนลายนิ้วมือนั้น มันมีการบันทึกเวลาเข้าได้จริงๆ เพราะ จากผู้ใช้หลายรายจากหลายองค์กรมักจะบอกว่า ทำการแสกนลายมือเข้าเครื่องแสกนแล้ว และ เครื่องก็มีการรับรู้และแจ้งตอบกลับด้วยเสียงแล้วเช่น “เข้างานปกติ” แต่กระนั้นก็ตาม เวลา (Time stamp) กลับไม่ได้โดนบันทึกเข้าระบบของเครื่องแสกนลายนิ้วมือแต่อย่างใด ซึ่งเรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่สำหรับเครื่องลงเวลาแบบแสกนลายนิ้วมือที่ว่า แม้ว่าจะใช้เครื่องแบรนด์ดังแล้วก็ตามก็ยังพบว่ามีปัญหาลักษณะเกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ โดยที่ตัวพนักงานเองนั้นก็ไ่มทราบสาเหตุได้ว่า เป็นเพราะเหตุใด ว่ามีเครื่องมีการร้องบอกว่าข้อมูลเวลานั้นเข้าเครื่องแล้ว แต่กลับไม่มีข้อมูลในเครื่องแสกนนิ้วมือนั้น เมื่อทำการ export file ออกมาเพื่อคำนวณเงินเดือน การที่องค์กรนั้นเจอปัญหาลักษณะนี้ จะยังผลให้ความน่าเชื่อถือของข้อมูลการลงเวลาพนักงานนั้นลดน้อยถอยลงไปมาก เนื่องจาก พนักงานก็สามารถอ้างได้ว่า แสกนเข้างานไม่ได้เพราะเครื่องไม่รับการแสกน ซึ่งตัวพนักงานเองก็อาจจะไม่ได้เข้างาน ณ วันและเวลานั้นๆจริงๆก็ได้เช่นเดียวกัน ทำให้อาจจะต้องพึ่งพา Source ของข้อมูล หรือ หลักฐานอื่นๆ ประกอบในการขอปรับปรุงเวลาเข้าออกของพนักงานรายดังกล่าว (เช่นภาพจากกล้องวงจรปิดเป็นต้น)
แอพตอกบัตรลงเวลาพนักงาน (แอพ TimeMint) : จากแอพตัวอย่างนี้พบได้ว่า เมื่อมีการบันทึกเวลาแล้ว ถือได้ว่าข้อมูลเข้า server ของ TimeMint แล้วอย่างแน่นอน โดยไม่เกิดการ buffer ข้อมูลไว้ที่เครื่อง Offline แต่อย่างใด ทั้งนี้ ผู้ออกแบบแอพนั้นกำหนดให้การไหลของข้อมูลไ่ม่มีการพักเอาไว้ที่เครื่อง (ทำให้จำเป็นต้องใช้ internet connection ตลอดเวลา) เมื่อมีการบันทึกนั้น จะไม่มีการเก็บข้อมูลใดๆที่เครื่องเลย ข้อมูลและการแสดงตัวตนของพนักงานนั้นจะส่งตรงไปยัง server แบบทันทีทันใด พนักงานจะเกิดความมั่นใจได้ว่าข้อมูลของตนเองนั้นอยู่ในเซอร์เวอร์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว
ใช้งานนอกสถานที่หรือเคลื่อนย้ายได้สะดวกแค่ไหน ?
เครื่องตอกบัตรและเครื่องแสกนนิ้วมือ : ถือได้ว่าเรื่องนี้เป็นข้อด้อยของการใช้เครื่องทั้งสองประเภทเพราะ จำเป็นต้องพึ่งพาการเคลื่อนที่ยกย้ายของตัวเครื่องไปยังพื้นที่หน้างานใดๆก็ตามที่จะใช้ลงเวลา หากว่า มีการออกบู้ทหรือทำงานนอกสถานที่ก็จะต้องมีเครื่องเหล่านี้เท่ากับจำนวน Site งานหรือต้องเท่ากับจำนวนสาขาเคลื่อนที่เหล่านั้นนั่นเอง ทำให้เป็นปัญหาสำหรับองค์กรที่มีสาขามาก หรือ องค์กรที่ทำการค้าขายแบบมีพนักงานกระจายตัวไปทั่วประเทศ ทำให้ไม่สามารถนำเครื่องเหล่านี้มาใช้เพื่อการติดตามพนักงานของตนเองได้เลย
แอพตอกบัตรพนักงาน TimeMint : จากตัวอย่างแอพดังกล่าวนั้นได้รับการออกแบบ เพื่อให้พนักงานสามารถใช้เครื่องของตนเอง (ที่ได้รับการอนุญาตให้ใช้กับ TimeMint ในองค์กรของตนเอง) ทำให้ไม่มีข้อจำกัดเรื่องสถานที่ และ จำนวนเครื่องที่จะใช้งานเพื่อบันทึกเวลาเข้าออกเลย เพราะ องค์กรเองสามารถกำหนดให้พนักงานแต่ละคนเลือกใช้มือถือของตัวเอง เพื่อบันทึกลงเวลาเข้าออกงานได้โดยที่ตัวบริษัทเองไม่ต้องลงทุนอุปกรณ์อะไรเพิ่มเติมเลยแม้แต่น้อยก็ได้ หรือสามารถติดตั้งพวกอุปกรณ์ไร้สายราคาประหยัด (Beacon) เพื่อให้พนักงานจับสัญญาณเพื่อยืนยันตนเองว่าอยู่ ณ สถานที่นั้นจริงๆได้ด้วย ซึ่งทั้งหมดนี้ ราคาต่อการลงทุนอุปกรณ์ต่อสาขาถือได้ว่าประหยัดกว่ารูปแบบอื่นๆทั้งหมด
องค์กรที่ต้องจัดการกะให้กับพนักงานก็สามารถทำได้
สำหรับร้านค้าร้านอาหาร หรือ องค์กรธุรกิจที่มีการทำงานเป็นกะ เราต้องเลือกระบบสำหรับการลงเวลาที่รองรับระบบกะด้วยเช่นเดียวกัน แนะนำว่า ให้เลือกจากระบบก่อนแล้วลองดูว่า สามารถเข้ากับระบบหรือโปรแกรมทำเงินเดือนที่มีอยู่ได้หรือไม่ โดยประเด็นลึกๆที่ต้องมองก็คือ ประเด็นของการทำงานข้ามวัน ว่าโปรแกรมหรือระบบบันทึกเวลาให้ผลของรายการ หรือ การนำออกข้อมูลออกมาได้หรือไม่ หรือ ถ้าหากว่านำออกมาได้นั้น มันเข้ากับโปรแกรมเงินเดือนของท่านที่มีอยู่หรือไม่ หรือเข้ากับโปรแกรมเงินเดือนที่ท่านกำลังมองหาซื้ออยู่หรือไม่
ต้องได้ทดสอบก่อนเท่านั้นถึงจะรู้ว่าเข้ากับการบริหารงานกะกับพนักงานในธุรกิจของท่านได้หรือเปล่า
เนื่องด้วยระบบกะที่ซับซ้อน เราจำเป็นต้องเอารูปแบบกะของธุรกิจไปปรึกษาหรือสอบถาม (หรือจะให้ดีที่สุดก็คือเอาไปทดสอบกับพนักงานหรือข้อมูลการเข้าออกงานจริงๆ) เพื่อที่เราจะมั่นใจได้ว่า ระบบบันทึกเวลาพนักงาน ที่ออกแบบเพื่อให้รองรับระบบกะนั้นมันสามารถทำงานได้จริงๆตามที่ต้องการหรือไม่ประการใด และ เงื่อนไขการกำหนดเวลาเข้าออกงานของกะนั้นมี การกำหนดกฏอะไรซ้อนเข้าไปได้อีกหรือไม่ เช่น สำหรับพนักงานกะเช้าเท่านั้นที่อนุญาตให้เข้ามาสายได้แต่ไม่เกินกว่า 10 นาที เป็นต้น หรือสำหรับพนักงานกะกลางคืนจะต้องบันทึกออกหลังเวลาทำงานปกติดไม่เกินกว่า 2 ชั่วโมงเท่านั้น ซึ่งการกำหนดค่าอะไรแบบนี้ จะเป็นการกำหนดกฏเกณฑ์ในแอพสำหรับลงเวลาเป็นหลัก เพราะ มันจะเป็นตัวเหมือนเปิดปิดสิทธิ์สำหรับการบันทึกเวลาว่า จะทำให้พนักงานคนดังกล่าว หรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งสามารถบันทึกเวลาก่อนหรือหลังเวลาเข้าออกงาน หรือเวลาที่กำหนดในกะได้หรือไม่
TIPS : หากคุณมีการทำงานเข้าออกข้ามวัน หรือช่วงเกินกว่าเที่ยงคืนไป เราแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้คุณได้ลอง export report รายงานที่คุณจำเป็นต้องใช้ เพื่อดูว่า มันแสดงผลได้อย่างถูกต้องตามที่ต้องการได้หรือไม่ หากไม่ได้ให้คุณคุยกับผู้พัฒนาโปรแกรมเหล่านั้นเพื่อปรับแก้ให้ตรงประเด็นหรือตรงกับที่คุณต้องการใช้งานได้ (หรือเพื่อให้เข้ากับโปรแกรมเงินเดือนที่คุณใช้ก็ได้เช่นเดียวกัน)
ให้คุณลองว่าคุณสามารถจัดกะให้พนักงานได้จำนวนมากๆได้สะดวกหรือไม่
ข้อแนะนำคือ เราแนะนำให้คุณเลือก โปรแกรมบันทึกเวลา หรือแอพสำหรับบันทึกเวลาที่สามารถ import และ export ตารางกะเข้าไปได้ โดยให้คุณเลือกที่จะไปจัดการกะ หรือกรอกตารางกะให้กับพนักงานทั้งหมดของคุณผ่านโปรแกรม Excel หรือโปรแกรม Google Sheet น่าจะเหมาะกว่า เพราะ การทำงานบนโปรแกรมเหล่านั้น สามารถทำการเพิ่มลด copy และปรับปรุงค่าต่างๆได้สะดวกมากกว่า การกำหนดกรอกหรือกำหนดค่าต่างๆใน website หรือในโปรแกรมสำเร็จรูปของระบบลงเวลาเหล่านั้น นอกจากนี้ เมื่อคุณทำตารางกะเอาไว้แล้ว คุณสามารถ share แจกจ่ายให้กับพนักงานของคุณได้สะดวกอีกด้วย เพราะ มันเป็นไฟล์ประเภทที่สามารถเปิดได้โดยคนทุกคนที่มีโทรศัพท์มือถือหรือเปิดผ่าน computer ได้อีกด้วย
โดยสรุป : สำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือกลางที่มีสาขาจำนวนมาก หรือต้องกระจายตัวพนักงานไปยังพื้นที่ต่างๆการเลือกใช้ระบบบันทึกเวลาเข้าออกพนักงานในลักษณะของการใช้แอพพลิเคชั่น น่าจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดด้วยเหตุผลทั้งหมด เพราะ ทั้งประหยัดและสามารถรวบรวมข้อมูลเข้ามายังผู้ดูแลได้รวดเร็ว ส่วนสำหรับองค์กรที่มีสถานที่เข้าออกงานเพียงที่เดียว การเลือกใช้ software ประเภท Payroll เพื่อใช้ในการกำหนดเวลาเข้าออกงาน ค่ากะ และการเวียนกะแล้วใช้แค่เครื่องตอกบัตรประเภทอิเล็คทรอนิกส์หรือเครื่องแสกนลายนิ้วมือก็ถือได้ว่าเป็นทางเลือกที่เหมาะสมอยู่เหมือนกัน เพราะ อุปกรณ์พวกนี้จะสามารถรองรับการใช้งานของพนักงานได้เป็นจำนวนคนที่มาก และไม่ต้องใช้งานกับ internet อีกด้วย เพราะฉะนั้นแล้ว จะเลือกรูปแบบเครื่องตอกบัตรหรือระบบลงเวลาพนักงานแบบใดก็เริ่มวิเคราะห์จากตนเอง หรือลักษณะของพนักงานของตนว่าต้องการแบบใดเป็นหลักเพราะ แต่ละแบบก็มีข้อดีข้อเสียไม่เหมือนกันตามที่ได้อธิบายเอาไว้ในบทความนี้
ขอบคุณตัวอย่างอุปกรณ์ Beacon และแอพตัวอย่างเพื่อทดสอบใช้งานลงเวลาเข้าออก TimeMint หาซื้อได้แล้วจากเว็ปลาซาด้า (ลิงค์นี้ >> ซื้อระบบตอกบัตรที่ลาซาด้า << จะเป็นลิงค์สำหรับการซื้อ user เพื่อใช้งาน 100 credits คือใช้ได้ประมาณ 10 คนเป็นระยะเวลา 10 เดือนเป็นต้น) โดยการยืนยันการเข้าออกของพนักงานผ่านอุปกรณ์ไร้สาย Beacon