Tag: gtd

สุดยอดแนวคิดและวิธีจัดการงานส่วนตัวของคุณเองอย่างเป็นระบบที่ผมใช้ในชีวิตอยู่ทุกวันนี้

การจัดการ task และ project สำหรับหัวหน้างาน หรือ คนทั่วไป เป็นเรื่องที่จำเป็นต้องเรียนรู้และ มีความสามารถในการจัดการครับ โดยเฉพาะถ้าหากว่าคุณอยากจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ ว่าคุณอยากจะให้ลูกน้องของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ระบบจัดการงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องใช้กันเลยก็ว่าได้ครับ วันนี้ผมก็จะเล่าเรื่องเกี่ยวกับ concept ในการจัดการ task และกำหนดงานเพื่อติดตามงานแบบสังเขปให้ฟังกันสั้นๆแต่ได้ใจความกันก็แล้วกันนะครับ คนที่รู้สึกเครียดและรู้สึกว่างานชั้นมันเยอะเหลือเกินแล้ว เหตุผลส่วนหนึ่งที่ทำให้เค้าเหล่านั้นรู้สึกตึงๆ และรู้สึกว่างานเยอะอย่างงั้น ก็เพราะ ไม่ได้มีระบบในการจัดการงานของตัวเค้าเองเลย หรือ แม้กระทั่งตัวคุณถ้าหากว่าคุณยังคงงงๆ และ รู้สึกว่า ทำไมชั้นงานเยอะแยะเต็มไปหมด (แล้วก็พาลทำให้คุณเครียดอีกต่างหาก) แบบนี้แล้วล่ะก็ ผมยินดีด้วยน่ะครับว่า คุณก็เป็นคนส่วนใหญ่ที่ไม่ได้มีการจัดการเรื่อง task management ครับ หรือมีแต่ก็ดีไม่พอครับ หรือไม่เข้าใจ concept ว่าจริงๆแล้ว คุณต้องทำอย่างไรหรือจัดการกับมันอย่างไร…

update แนวคิดในการทำงานและการจัดการงานในที่ทำงาน

ถ้าหากว่าคุณทำงาน office หรือทำงานโรงงานที่พบปะหรือสื่อสารผู้คนมากหน้าหลายตา ทั้งหน้าเก่าและหน้าใหม่ สิ่งหนึ่งที่คุณจะเริ่มเรียนรู้ได้ที่จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงาน และจัดการเวลา หรือ งานที่คุณจะต้องทำ ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล คุณอาจจะต้องคำนึงถึงเรื่องเหล่านี้ให้เป็นนิสัยกันหน่อยก็ดีน่ะครับ 1. อย่าพยายามทำงานทุกอย่างที่ไหลผ่านเข้ามา คุณไม่ได้มีเวลาเหลือเยอะแยะอย่างงั้นถ้าหากว่าคุณไม่ได้มีทีมเพื่อเอางานบางส่วนออกจากตัวคุณแล้วล่ะก็ยิ่งเป็นไปไม่ได้ใหญ่เลย สิ่งที่จะทำให้งานออกมาได้คุณค่ามากต่อเวลา เป็นไปได้สองทาง คือ การเพิ่มคนเข้ามาทำเพิ่ม โดยที่คุณเป็นคนกำกับงานเท่านั้น และให้คนที่เข้ามาใหม่ เรียนรู้ และเอาแนวคิดและวิธีการทำงานกับงานประเภทนั้นๆให้ได้ดี หรือ ถ้าเป็นไปได้ เอาคนที่มีความรู้ความคิดความอ่านเกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ หรือ งานนั้นๆมาเลย เรื่องก็เดินได้เร็วขึ้น และได้ผลงานออกมาที่มีคุณภาพมากขึ้นได้ แต่อย่างไรก็ดี ถ้าหากว่าคุณไม่มีศักยภาพใดๆที่จะแพร่งานให้คนอื่นได้แล้ว สิ่งที่ต้องทำก็คือการ "ลำดับความสำคัญงาน" โดยใช้กฏ 80/20 หรือกฏของพาเรโต้ ที่บอกว่า งานได้ให้ผลลัพธ์ประมาณ 80%ของทั้งหมด จะเกิดจากงานจำนวนแค่ไม่เกิน 20%ของงานทั้งหมด…

การจัดการงานให้สั้นและไว และประเภทงานที่มี Due date

พักนี้ดูเหมือนว่างานจะเข้าเยอะเป็นพิเศษทำให้ต้องมานั่งคิดอีกรอบว่า ลำดับ การคิดและการเดินงานมันเหมาะสมหรือไม่ ทั้งๆที่จริงๆแล้วก็ไม่ได้มีใครจะว่าอะไรหรอกถ้าหากว่างานเดินช้าหรือว่าไม่ได้เดินไปตามไปด้วยเวลาทีเหมาะสมครับ เพราะไม่ว่า Project ใดๆ คนที่กำหนด Due date หรือ Date line จะเหมือนมีแค่สองประเภทเท่านั้น คือ ประเภทที่มี Due date ที่ตายตัวแน่นอน เช่น ถ้าหากว่าคุณต้องส่งงานหรือ การบ้าน โดยเมื่อคุณส่งหรือดำเนินการช้ากว่ากำหนดไปแล้วคุณจะได้รับการลงโทษ หรือ เกิดผลเสียใดๆเกินขึ้นได้ อย่างเห็นได้ชัด เช่น การส่งรายงงานที่มีกำหนดแก่ทางราชการ การส่งงานหรือสินค้าต่อลูกค้า  Due date ประเภทนี้เป็นวันกำหนด Due ที่มีความกดดันให้กับผู้ที่ต้อง “ดำเนินการ” ให้กับผู้ทึ่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นคนที่ lead project หรือคนที่ดำเนินการเองครับ สำหรับการวิธีป้องกันปัญหา…

การประยุกต์ใช้ Gmail กับ Get Things Done. GTD

คงจะเป็นเรื่องแปลกมากๆถ้าหากว่าคนที่อ่าน web ผมเป็นประจำแล้วยังไม่ได้งาน Google mail หรือว่า Gmail ครับ เพราะว่า มันมี function การใช้งานที่ เรื่ยกว่า ฉลาด กว่า web mail จ้าวอื่นๆมากโขครับ หลักๆที่ผมเห็นว่ามันมีประโยชน์มากจริงๆก็จะเป็นพวก basic concept ที่มีมาตั้งแต่แรกของ Gmail แล้วน่ะล่ะครับ ก็คือพวก filter แล้วก็ label ทีเอาไว้แตกต่างว่า mail ไหนเข้าหมวดไหน ล่าสุด Gmail ก็ออกมาประกาศอีกครั้งว่า ถ้าหากว่าคนทีใช้ Gmail อยู่แล้วยังไม่รู้ว่า Gmail มีอะไรน่าใช้บ้าง ก็เข้าไปดูได้จาก…

Get things done : แนวคิดกับการประยุกต์ใช้งานจริง ถึงเวลายกโลกออกจากหัวแล้ว

Get things done : แนวคิดกับการประยุกต์ใช้งานจริง Get Things done (โดย David Allen) เป็น concept เพื่อการบริหารงาน (task) เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาเป็น project จนสำเร็จได้อย่างเป็นระบบ (systematic approach) ผมเคยอ่านหนังสือเล่มนี่เอาไว้นานแล้วเมื่อปีกลาย (แปลว่าปีที่แล้วน่ะครับสำหรับคนที่ไม่รู้ศัพท์โบราณหน่อย) โดยหนังสือที่ว่านี่ผมได้สั่งซื้อมาจาก amazon.com แล้วก็ ณ เวลานี้ก็ไม่มีคนแปลมันอยู่ดี (หรือว่ามีแล้วไม่รู้ แอ้ะชักไม่แน่ใจแต่ว่าผมก็เดินตามแผงหนังสือออกจากบ่อยอยู่เหมือนกันน่ะครับ ก็ไม่เห็นนะ) วิธีการเพื่อการเอามาประยุกต์ใช้ก็ไม่ยากอะไรแต่ที่พิมพ์ออกมาได้เป็นเล่มเลยก็เพราะว่าเค้าอธิบายให้ละเอียด แล้วก็ประยุกค์ใช้ในระดับ "การดำรงชีวิตอย่างมีเป้าหมาย" กันเลยก็ว่าได้ แต่ผมจะไม่พูดอะไรถึงตรงนั้นน่ะครับ เพราะว่า น้อยคนนักที่จะดำรงชีวิตอย่างมีเป้าหมาย หรือ แค่ออกตัวก็ไม่คิดกันแล้วเพราะซะนั้นพิมพ์ไปก็ได้แค่อ่านเท่านั้นครับ (ฟังดูน่าเศร้าเนาะ…