ถ้าหากว่าคุณเป็น Business ที่ต้องติดต่อกันหรือประชุมระหว่างสาขาอย่างน้อย 2 ที่นั้น อาจจะต้องมีการเดินทางไปมาหากันเพื่อประชุม แต่ถ้าหากว่าสถานที่สองสถานที่นั้นมันไม่ได้ใกล้กัน การเดินทางนั้นก็จะกลายเป็นอุปสรรคของการสื่อสารระหว่างกันได้ไม่ยากครับ
เรื่องนี้เกิดที่ บริษัทฯ ที่ผมดูแล และตัวผมเองนั่นน่ะหละที่ต้องเดินทางเป็นประจำถ้าหากว่าเกิดเหตุต้องประชุม ทำให้ผมเกิดความเดือดร้อนว่า “ผมอยากจะได้ระบบการประชุม online conference” ระหว่าง office สำนักงานที่ กรุงเทพฯ และประชุมร่วมกับทีมงานที่อยู่โรงงานต่างจังหวัด ไม่อย่างงั้นก็จะเหมือนกันเมื่อปีก่อนที่ผ่านมาคือ มีการเดินทางระหว่าง office สำนักงานไปโรงงานกันเป็นว่าเล่นเพราะว่าต้องไปคุยเยอะเรื่องกับทีมที่อยู่ฝั่งนู้น ทั้งๆที่บ้านพักและสำนักงานที่ผมอยู่เพื่อทำงานนั้นอยู่ที่ กทมครับ ทำให้ต้องเดินทางอย่างเดือดร้อน และการเดินทางนี่น่ะหละ นอกจากจะเสียเวลาแล้ว ยังจะกินเงิน หรือน้ำมันของบริษัทเพื่อการเดินทางไปประชุมอีกต่างหาก เรียกว่า เสียกันทุกฝ่ายเลยก็ว่าได้ครับ ไม่ว่าจะเป็นตัวพนักงานเอง หรือว่าจะเป็นทางบริษัท และ แน่นอนว่า “บริษัทฯจะเสียมากกว่าเป็นไหนต่อไหน” เพราะว่านอกจากจะเสียเวลาของพนักงานคนนั้นๆไปกับการเดินทางแล้ว ยังต้องเสียเงินค่าขนพนักงานคนนั้นๆ หรือทีมพนักงานนั้นๆทั้งหมดเพื่อไปเจอหน้ากัน แล้วก็ประชุมซึ่งผมว่ามันไม่ได้ make sense มากนัก สำหรับการประชุมที่ไม่จำเป็นต้องเห็นวัตถุหรือต้องการ Build อารมณ์ร่วมในการประชุมมากนัก
Online Conference เป็นคำตอบสุดท้ายที่ประหยัดเหลือเกิน !
เนื่องจากแต่ก่อนเรื่องแบบนี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เพราะว่ามันต้องการความลงตัวของ facility internet อยู่หลายอย่างและอุปกรณ์ที่มีราคาอีกมาก แต่ว่า เหตุการณ์เหล่านั้นได้ผ่านไปแล้วล่ะครับ เพราะว่าตอนนี้ที่ไหนก็เป็น internet hispeed กันแล้ว ครับผมกำลังจะบอกว่าเราจะใช้ Skype เพื่อการติดต่อแบบเห็นหน้าระหว่าง ทีมประชุมที่บริษัทสำนักงาน และ ทีมประชุม production ที่โรงงานครับ สำหรับกรณีตัวอย่างของผมจะเป็นการประชุมแค่ 2 คู่สายเท่านั้นน่ะคับแต่ว่าจะมากกว่า 2 ตอนนี้ก็เป็นไปได้แล้วเช่นเดียวกันครับผม
อุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการประชุม online conference ผ่านระบบ Skype
เนืองจากอุปกรณ์เหล่านี้ผมซื้อมาทีละอย่างสองอย่างทำให้ไม่สามารถประเมินราคาได้ว่าถ้าหากว่าอยากจะ settings Skype online conference แบบนี้จะต้องเสียเงินทั้งหมดเท่าไหร่ และอีกอย่างก็คือ ราคาของแต่ละชิ้นนั้นมันแกว่งมากบอกเอาไว้ที่เนื้อหานี้มันก็ไม่ได้แน่นอนว่าจะต้องเป็นอย่างงั้น ต้องไป update ราคากันเองแล้วกันนะครับ งั้นเดี๋ยวมาดูกันเลยดีกว่าน่ะครับว่า minimum requirement สำหรับการใช้งาน online conference ประชุมทางไกลแบบเห็นหน้าเห็นตากันผ่าน Skype จะต้องใช้อะไรกันบ้าง ?
– computer ทั้งสองฝั่ง (โรงงานและที่สำนักงาน) : computer ที่ผมบอกนี้ก็เพื่อเอาไว้ใช้ติดต่อกันน่ะครับ โดยทั้งสอง computers จะต้องลง program Skype updated version ไว้เป็น version ล่าสุดแล้วล่ะคัรบ computer ถ้าหากว่าคุณจะ stand by เอาไว้เพื่อใช้เพื่อการนี้ก็ไม่จำเป็นต้อง Spec. สูงมากมายอะไรครับ เพราะว่าเราต้องการส่งภาพหากัน แล้วก็ส่งเสียงหากันเท่านั้น แต่สำหรับ คนที่อยากจะหรูหน่อยว่าอยากจะโอนถ่ายภาพกันเป็น HD ก็ต้องเลือก computer ที่ฉายภาพ HD แบบเต็มๆแล้วไม่กระตุกเอาไว้ก่อนก็จะเป็นเรื่องดีอ่ะครับ แต่สำหรับตอนนี้ ยังไงซะความเร็ว internet แบบทั่วไปมันก็จะ Transfer HD กันไม่ค่อยจะไหวหรอกนะครับ
– Webcam ผมแนะนำว่า webcam ทั้งสองฝั่งนั้นจำเป็นต้องเป็น webcam แยก ไม่แนะนำใช้เป็น webcam ที่ตั้งไว้กับ Notebook เพราะว่า การประชุมที่ผมบอกจะเป็นการประชุมสองฝ่ายโดยแต่ละฝั่งจะมีคนอยู่มากกว่า 1 คนครับ (ทีม sales และ ทีม Production ปะทะกันว่าอย่างงั้น) ทำให้ webcam จะต้องติดตั้งไกลออกไปจากหน้าจอ computer และไกลออกไปในระดับที่ดูได้ทั้งหมดว่าคนที่อยู่ในห้องมีใครอะไร นั่งท่าไหนบ้าง เท่านั้น แต่ว่าไม่จำเป็นต้องเห็นสีหน้ามากนัก (อย่างว่าล่ะครับการประชุมแบบนี้ไม่ต้องมีอารมณ์ความรู้สึกเข้ามาเกี่ยวข้องมากนัก การแสดงออกสีหน้าก็ละไปก็แล้วกัน) สำหรับ webcam ที่ผมซื้อมาใช้จะเป็น HD ครับเพราะว่าเผื่อเอาไว้ก่อนเลยว่าถ้าหากว่า internet .ในอนาคต อันใกล้นั้นมันแรงมากๆ ในการ uploading ก็จะทำให้การขนภาพ real time แบบ HD นั้นเป็นไปได้ แต่ผมก็ได้แค่หวังก่อนน่ะครับ สำหรับตอนนี้ ภาพที่ส่งก็จะแตกๆหน่อย ไม่ได้เป็น HD อย่างที่คิดเอาไว้หรอกนะครับ
– Options : TV แบบ LCD ขนาดใหญ่สักหน่อย (หรือจะเป็นจอ TV Plasma เก่าๆก็ได้น่ะครับ) สำหรับกรณีตัวอย่างของผมนั้น จะเป็นการเอา TV Plasma เก่าๆมาใช้งาน เพราะว่าแต่ก่อนมันเอาไว้เสียบกับ computer เพื่อการ present งานอยู่แล้วเราก็แค่เอามาตั้งขาตั้งให้มันแล้วก็เอาไปวางไว้เหมือนกับเป็นหน้าจอเคลื่อนที่ได้วางไว้ที่ห้องประชุมก็เท่านั้นเองน่ะครับ โดยทีวีจะต้องมี ลำโพงในตัว (แน่นอนว่าทีวีมันต้องมีน่ะครับ) , มีรู AUX เพื่อเอาไว้รับเสียงเข้าเพื่อจะได้เอาเสียงจาก computer ไหลออกลำโพงของทีวี คนจะได้ได้ยินกันทั่วห้องน่าจะดีกว่า การแค่เอา computer มากระจายเสียงน่ะครับ) นอกจากนี้ถ้าหากว่าคุณคิดว่าจะต้องเอาหรูทั้งสองฝั่งก็อีกฝั่งอาจจะมี TV เพื่อแสดงภาพใหญ่ๆอีกทางก็ได้เช่นเดียวกันน่ะครับ (หรือจะเป็น projector ก็จะเจ๋งสุดๆไปเล้ยน่ะครับ)
– ชุด Microphone แบบไมท์ลอย ของ Soken : คือว่าทั้งสองฝั่งจะต้องใช้ไมท์ครับเพราะ คนทีอยู่ที่ห้องประชุมเยอะจะได้ไม่ต้องเดินมาที่หน้า computer เพื่อมาพูดใส่ mic computer ซึ่งมันตลกน่ะครับถ้าหากว่าจะทำอย่างงั้น แนะนำจริงๆว่าต้องมีชุด mic ลอยได้เพื่อเป็นการตัดปัญหาเรื่องสายจะระเกะระกะหากว่าเราเอาไมท์แบบสาย แล้วก็ จำนวน mic และระบบ mic นั้นจำเป็นต้องพิจารณาว่าห้องประชุม 1 ฝั่งจะมีคนเข้าประชุมเยอะแค่ไหนใหญ่แค่ไหน สำหรับ case ผมก็เลือกเป็นแค่ชุดแบบ สองไมท์เท่านั้นเอง เพราะว่าผมอยากมากประชุมอยู่ฝั่งนี่ก็แค่ 4 คนสูงสุดน่ะครับ สองไม ก็คิดว่าน่าจะพออยู่แล้วล่ะครับ
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ MIC : ถ้าหากว่าเป็นการประชุมด้วยห้องใหญ่กว่านั้น จำนวน mic จะต้องเยอะตามทำให้ระบบเพือรับเสียง Mic ก็จะต้องแพงขึ้นไปเป็นเงาตามตัวมากๆน่ะครับ เพราะงั้นแล้วพิจารณาดึๆว่าอยากจะให้มันประหยัดเงินมากแค่ไหน ถ้าหากว่าอยากประหยัดสุดๆก็เอาแค่ระบบที่รับเสียงจาก microphone ได้แค่สองตัวก็น่าจะพอแล้วเป็นต้น
– อุปกรณ์เชื่อมต่อระหว่าง computer ไปยังอุปกรณ์กระจายภาพและเสียงทั้งหมด อันได้แก่
1.สายต่อจาก computer เพื่อเอาเสียงไปออกที่ AUX ของ TV
2. สายต่อระบบเสียงจาก ระบบไมโครโฟน เพื่อต่อเข้ากับ mic ของ computer เพื่อเป็นการเอาเสียงที่เก็บได้จาก ไมลอยผ่านระบบกลางแล้วก็ไกลเข้า mic computer นั่นเอง แล้วก็ส่งผ่าน skype ต่อไปอีกห้องประชุมหนึ่ง (อีกฝากของการประชุม)
3. สายต่อยาว USB -> USB ทั้งสองหัว เพราะอย่างที่ผมบอกคือ conference อยากจะเห็นคนว่าใครอยู่ในห้องบ้าง ต้องติดกล้องที่ไกลออกไปเพื่อให้ได้ภาพของคนในห้องประชุมตัวเองให้ทางนู้นเห็นให้มากที่สุด สาย USB – USB เพิ่มความยาวแบบนี้ก็จะทำให้เราลากกล้อง webcam ออกไปไกลจาก computer ได้มากๆครับ แต่ว่าสายนี้จะแพงสักหน่อยแล้วแต่ความยาวและสถานที่ที่คุณซื้อน่ะครับ
4. สายต่อ AUX ธรรมดาเพื่อเอาไว้ต่อเสียงที่ออกจากเครื่อง computer ให้ไหลไปออกลำโพงของ TV ( NOTE : สำหรับสายนี้ก็จะเหมือนกับสายเบอร์ 1 มันเป็นแบบเดียวกันเป้ะน่ะครับ แล้วก็ส่วนมากแล้ว สายพวกนี้จะสั้นยังไงซะ ผมว่าคุณก็ต้องหาสายต่อเพื่อพ่วงให้สายเบอร์ 4 และ เบอร์ 1 ยาวออกไปกว่านั้นอีก)
– อย่างสุดท้ายที่ขาดไม่ได้คือ computer ทั้งสองฝั่งจะต้อง access internet เท่านั้นเพื่อจะติดต่อผ่าน Skype แบบเห็นภาพเห็นหน้าเห็นตาทั้งสองฝั่ง นั่นก็คือ “internet connection” โดยอยากจะให้มี uploading Speed 1 MB ไว้ดีกว่า เราไม่ได้สน Download สักเท่าไหร่เพราะว่า แท้ที่จริงแล้ว คอขวดของการคุยกัน คือ การ uploading ภาพและเสียงของตัวเองไปยังห้องประชุมอีกห้องหนึ่งครับ
แค่มีอุปกรณ์ทั้งหมดที่ผมว่าก็จัดการต่อเข้าด้วยกันทั้งหมด แล้วเราก็จะมีระบบ ประชุมทางไกลแบบเห็นหน้าเห็นตาได้แล้วล่ะครับ ยังไงก็ลองซื้อหามาทดสอบใช้งานกันอย่างจริงจังแล้วกันนะครับ
TIPS and TRICK เพื่อการใช้ Skype Conference แบบจริงจัง
1. Account Skype ที่สร้างเพื่อการนีเท่านั้น : เพื่อการติดต่อประชุมระหว่างกันนั้นน่าจะต้องเป็น account แยกออกจาก account ส่วนตัวเพราะว่าจะได้ไม่มีอะไรมาก่อกวนตอนเราประชุมน่ะครับ
2. สายไฟทั้งหมดอาจจะดูเหมือนเยอะแต่ก็ควรรวบเอาไว้เป็นกำเพื่อทำให้ดูไม่รก และ เหมือนว่าจะไม่ยุ่งยากในการ settings ก่อนกระประชุม
3. แนะนำว่าให้ Echo testing sound ก่อนเริ่มประชุมทุกครั้งสองภาคส่วน เพราะ เหมือนเป็นการทอสอบก่อนว่าการต่อสายไฟ และ software หรืออุรกรณ์ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ล่วงหน้าก่อนเวลา นัดเริ่มประชุมกันจริง
4. สำหรับการประชุมโดยอีกฝ่ายเป็นแค่คนคนเดียว เราอาจจะให้ฝ่ายที่อยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์โทรหาเบอร์มือถือของคนที่จะเข้าร่วมประชุม (ส่วนมากแล้วจะเป็นหัวหน้าเพื่อจ่ายงานลูกน้องที่ office เสียมากกว่า) โทรเข้าไปผ่าน Skype แบบโทรไม่อั้น ( เข้าไปอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Skype เพื่อการโทรเข้ามือถือ หรือเบอร์บ้านได้อย่างไม่จำกัดเวลา ) แบบนี้ก็สามารถทำได้แต่จะไม่เห็นหน้าเท่านั้น (สำหรับตอนนี้ยังไม่เห็นอ่ะครับแต่ว่าอีกหน่อยมี 3G ก็ไม่แน่น่ะครับว่าจะเป็นยังไงกันต่อไป)
โปรเจคการติดตั้งระบบ conference ผ่าน Skype นี้เหมือนกับเป็น “ความฝัน” ของ Business ที่ต้องมีการติดต่อระหว่าง office และ factory แบบผมนี้มากครับ แต่สมัยก่อนมันไม่อำนวยจริงๆครับ ! ยังไงก็ถ้าหากว่ารู้แล้วว่า มันทำประมาณนี้ได้จริงและ ผมก็ใช้มันเป็นประจำแล้วล่ะก็ ลองไป setting ติดตั้งของบ ทำการประชุม online ผ่าน skype ดูน่ะครับ แล้วคุณใช้มันบ่อยๆคุณก็จะรู้สึกว่ามันคุ้มค่ากับเวลาและเงิน(เล็กน้อย)ที่ได้ลงทุนไปเกี่ยวกับเรื่องนี้ครับผม
คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:
- การประชุมผ่าน skype
- วิธีประชุมสาย skype iphone
- ประชุมสาย skype iphone
- skype ออนไลน์ตอนนี้
- วิธีประชุมสาย skype
- online conference
- ประชุมออนไลน์ skype