การส่ง email ดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องปกติของคนสมัยนี้ที่จะต้องรับส่งสื่อสารระหว่างกัน โดยอาจจะมีข้อสงสัยว่า Email ที่จะให้ใส่ระหว่าง To , cc และ bcc นั้นแตกต่างกันอย่างไร และมันมีความหมายอย่างไรถึงทำไมต้องแตกต่างกันด้วย
เพื่อความเครียร์ในเรื่องดังกล่าวนั้น ผมจะอธิบายการใช้งานจริงประกอบด้วยเพื่อให้คุณๆเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าอะไรมันใช้เพื่ออะไรกันแน่แล้วกันนะครับ
การส่ง Email นั้นเมื่อคุณต้องการส่งเนื้อความใดๆไปหาคนที่อยากจะให้เขาได้รับนั้นคุณสามารถกรอก email เข้าไปที่ช่องใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น to หรือ cc หรือ bcc แต่ความหมายนั้นจะแตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัดโดยแต่ละแบบจะมีความหมายเป็นนัยต่อไปนี้
1. TO : การกรอก Email เข้าไปที่ช่อง to แสดงให้เห็นว่าเนื้่อความนั้นต้องการส่งเพื่อคนที่อยู่ใน To เป็นหลัก และหากมีความต้องการให้กระทำต่อใดๆ (action) หรือว่ามีงานที่จะต้องทำเป็นงานย่อย หรือต้องการการตอบกลับ ให้กรอก email ของคนเหล่านั้นในช่อง To นี้เป็นหลัก
การกรอก Email To เยอะๆคนเข้าไปแสดงว่าต้องการ การกระทำจากคนเหล่านั้นทุกหมดทุกคน ไม่ใช่แค่ต้องการให้รับรู้เท่านั้น หรือ ถ้าหากว่าจดหมายนั้นไม่ได้มีอะไรที่ต้องกระทำ (action or task) แม้แต่คนเดียวก็สามารถส่งเนื้อความนั้นโดยกรอกทุกคนที่ได้รับเป็น To ทั้งหมดได้ และทุกคนก็จะรู้ว่าอ่านเพื่อรับรู้เท่านั้นก็เพราะว่าเนื้อความไม่ได้บอกว่าทำการการ reply ตอบกลับ หรือ การกระทำใดๆนั่นเอง ดังนั้นแล้ว สำหรับกรณีเนื้อความเพื่อกระจายข่าวสารที่เป็นการส่งสารออกไปด้านเดียว คนส่งจะเลือกกรอกข้อมูลคนที่ต้องการให้รับรู้ทั้งหมดอยู่ใน To ก็จะเข้าใจตรงกันได้หมดทั้งคนส่งและคนรับ email นั้น
2. CC : กรอก email คนที่ต้องการจะ carbon copy หรือสำเนา email ส่งไปยัง email ใดก็ให้หรอก email ของคนเหล่านั้นเอาไว้ที่ช่อง cc นี้แทนแต่ที่อยู่ใน cc นั้นทำหน้าที่แค่ “รับทราบ” หรือในมุมมองของคนจะส่ง email ออกนั้นก็คิดในมุมที่ว่า “ต้องการแค่ report ความเคลื่อนไหวของเนื้อความหรือรายละเอียดของงานนั้นๆเท่านั้น” ไม่ได้ต้องการการกระทำอะไรกลับมา ไม่ว่าจะเป็นการตอบกลับหรือ กระทำการ (action) เราส่ง email นั้นเพื่อให้รับรู้เท่านั้นเอง และให้รู้อีกว่า เนื้องานนั้นส่งต่อไปยังให้ใคร (ก็ให้ดูที่ to เอายังไงล่ะ) Email ที่อยู่ใน CC และ TO นั้นจะแสดงให้เห็นอยู่ใน Email ทำให้คนที่ได้รับ email นี้ไม่ว่าจะเป็นคนที่ได้รับจะอยู่ในช่อง cc หรือ to หรือ bcc จะเห็นหมดว่าเนื้อความนี้ส่งไปให้คนใดดำเนินการ (ดูจาก to) และรู้ว่าคนใดรับทราบหรือติดตามงานนั้นๆอยู่ด้วย (ดูได้จาก cc) นั่นเอง
3. BCC : กรอก email คนที่ต้องการจะให้ได้รับ email นั้นแต่ต้องการปกติผู้รับรายนั้นๆและไม่ต้องการการกระทำหรือการ reply กลับจากคนที่อยู่ใน BCC ทั้งนี้ คนที่อยู่ใน BCC จะไม่มี email แสดงอยู่ในเนื้อความหรือจดหมาย คนอื่นจะไม่รู้ไม่เห็นเลยว่าเราส่งเนื้อความนี้ออกไปให้กับคนที่อยู่ใน BCC ด้วย เหมือนกับคนส่งต้องการซ่อน email ของคนบางคนไว้เพื่อไม่ให้มีการ Email ติดต่อระหว่างกันได้ หรือไม่ต้องการแสดงคนรับแบบลึกลับคนนี้ เพราะอาจจะเนื่องว่าไม่ต้องการตอบกลับใดๆ (เหมือนกับ cc) และไม่ต้องการให้คนใดรู้ว่าเนื้อความนี้ได้ส่งไปให้คนใน bcc อีกด้วย
ตัวอย่าง : เหตุการณ์ในการใช้ BCC เช่น ถ้าหากว่าคุณส่ง email ไปหา supplier ทุกรายใน Contact List ของคุณและคุณไม่ต้องการให้ supplier รายอื่นๆรู้จักกันแม้แต่คนเดียวก็จะให้คุณส่ง email มายัง (to) ที่ email ของคุณเองและ ให้ใส่ email ของ supplier ทั้งหมดในช่อง BCC ก็สามารถทำได้ แต่ทั้งนี้อาจจะดูเหมือนว่าความหมายที่ว่า จะไม่ต้องการทำอะไรนั้นไม่ใช่อีกต่อไป เพราะ เนื้อความในนั้นคุณจะติดต่อเหมือนกับเป็นการกระจายข่าวแต่ไม่ได้ระบุว่าใครคนใดคนหนึ่งต้องกระทำการอะไรเป็นพิเศษ คนไหนจะทำอะไรเกี่ยวกับเนื้อความก็ได้ เหมือนกับแค่เป็นการแจ้งเนื้อความให้ได้รู้ทั่วกันเท่านั้น
อีกเหตุการณ์ตัวอย่างทีใช้ BCC ก็เช่น ถ้าหากว่าคุณติดต่อกับคนๆหนึ่งแต่ต้องการแอบรายการเนื้อความการติดต่อระหว่างคุณกับเขาคนนั้น(ที่อยู่ใน To) ให้กับคนที่สามโดยที่คนที่คุณติดต่อด้วยไม่รู้นั้นก็ให้กรอก email ของคนที่ต้องการจะรายงานการคุยกันใน email ให้ได้รู้โดยกรอก Email คนนั้นๆเข้าไปที่ BCC
เอาเป็นว่าเรื่องแบบนี้ อาจจะดูเหมือนว่าง่ายๆและเข้าใจกันได้ตรงกันแต่ก็มีอีกเยอะคนที่ไม่ได้ใช้ function เหล่านี้ แล้วก็คิดว่าจะส่งอะไรก็ส่งด้วย To ทั้งหมดนั่นน่ะหละ แต่นั่นจะทำให้เกิดความสับสน ที่แท้ที่จริงแล้ว สามารถสร้างการไหลของการสื่อสารผ่าน email เพิ่มเติมด้วยความเข้าใจที่ตรงกันในการใช้ to , cc และ bcc ได้ไม่ยากครับ
คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:
- ในโปรแกรมการรับ – ส่ง E-mail ช่อง To มีไว้สำหรับทำอะไร