ไม่น่าเชื่อว่า ตอนนี้ผมเลือกที่จะไม่เปิด มือถือ และไม่เปิด internet connection ใดๆเอาไว้ในเวลากลางคืน เนื่องด้วยเหตุผลว่า ผมไม่อยากจะรับรู้อะไรอีกเมื่อถึงเวลาที่จะต้องนอน หรือทำกิจกรรมส่วนตัวอื่นๆ เพราะไม่อย่างงั้นแล้ว สิ่งที่ผมจะเห็นคือ ข้อความที่เกี่ยวกับเนื้องาน การทำงานอื่นๆ ที่สามารถทำได้ด้วย Notebook ที่บ้าน และ เวลาทั้งหมด จะเสียไปกับการทำงาน ซึ่งแน่นอนว่าพรุ่งนี้วันใหม่ก็ได้ทำแล้ว ทำให้ไม่ควรที่จะต้องเสียเวลา Private time หรือ ผมเรียกอีกแบบว่า Quality time สำหรับกิจกรรมครอบครัวอื่นๆ เสียไปกับการทำงานใดๆ เหมือนอย่างที่ได้กล่าวไว้แล้ว การทำงานนั้นสามารถที่จะทำได้ในวันต่อไปไม่ได้ต้องทำตอนนี้ ตอนที่อยู่กับทีบ้านหรือครอบครัวก็ได้
แท้ที่จริงแล้ว การทำงานใดๆ นั่นจะต้องสร้างระบบระเบียบเพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างทั่วถึง ไม่อย่างงั้นแล้ว การที่เราเอาอะไรต่อมิอะไรมาทำเองเสียทั้งหมด จะทำให้เกิดปัญหา คอขวดของงาน ดังนั้นแล้ว การกระจายงานหรือใหคนอื่นช่วยเหลือหรือทำแทนทั้งหมด ถ้าหากว่าทำได้ให้ทำ โดยให้เน้นคนที่สามารถทำงานนั้นได้สะดวก และรวดเร็วกว่าเรามากๆ เพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ ได้ด้วยระยะเวลาอันสั้น และ ใช้งบประมาณที่น้อยนั่นเอง แต่ในทางกลับกัน ถ้าหากว่า เห็นว่า งานใดตนเองทำได้เร็ว ถูกต้องและสะดวกกว่าการที่จะให้คนอื่นในทีมทำงาน และ หากคิดว่าเป็นเรื่องที่ต้องควบคุม ก็อาจจะจำเป็นต้องเลือกที่ทำเอง ก็ไม่น่าจะเป็นการเลือกทำกิจกรรมที่ไม่มีเหตุผลอะไรก็ได้ แต่ทั้งนี้ จักต้องลำดับการทำงานโดยเลือก Priority ให้ทำโดยใช้ตัวเองเป็นคนกำหนด (แน่นอนว่าคนอื่นไม่สามารถที่จะกำลัง ความสำคัญของ task ของเราได้ทั้งหมด เพราะ แท้จริงแล้ว คนอื่นเค้าจะเห็นแต่ task ที่เค้า assign ให้กับตัวเราที่มาจากตัวเค้าเท่านั้น เค้าไม่สามารถเห็น task หรืองานอื่นๆที่เราทำเอง สร้างเอง หรือได้รับมาจากบุคคลอื่นๆได้เลย !) แย่ไปกว่านั้นก็คือ ทุกคนจะคิดว่างานของตนเองที่กระจายไปให้จะเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุดอยู่เสมออย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยไม่รู้ว่างานที่บุคคลที่ได้รับมอบหมายจะมีงานสำคัญกว่า (ที่มีลำดับความจำเป็นต้องทำ หรือ ไม่สำคัญแต่ต้องทำ) มีอยู่อีกกองหนึ่ง
ทุกคนมีเวลาเท่ากัน ทำให้สามารถที่จะทำเรื่องใดๆได้อย่างจำกัด ดังนั้นแล้ว ถ้าหากว่าพิจารณาแล้ว พบว่าเนื้องานมีมาก (เว้นแต่ว่าจะดูไม่ออกจริงๆว่า เนื้องานมันมีมาก อาจเป็นเพราะไม่เคยทำมาก่อน หรือไม่มีประสบการณ์ในการทำงานแบบเจาะลึกกับงานประเภทนั้นมาก่อน ก็จะไม่สามารถที่ประเมิน working hour ของานประเภทนั้นได้แต่อย่างใด) ทั้งนี้เมื่อเนื้องานมีมาก จะต้อง “เพิ่ม work force” เพื่อรองรับงานที่เพิ่มขึ้นนั้นด้วยเช่นเดียวกัน ทำให้สามารถขับ project ให้เดินหน้าไปได้ทั้งหมด เป็นไปในทิศทางเดียวกันได้ไม่ยาก “การเพิ่ม work force” นั้นจะต้องเลือก คุณลักษณะของบุคคล ให้เหมาะกับงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด
ทั้งนี้ ต้องรู้และเข้าใจเสียก่อนว่า ตนเอง มีความเหมาะกับงานประเภทใด และ ไม่ถนัดในเรื่องใดๆ ให้กระจายงานที่ไม่ถนัดนั้นให้คนอื่นทำจะทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีกว่า อย่าคิดว่า ตนเองขี้เกียจทำ หรือ คิดอยากจะขยันทำเอา แม้นว่าตนเองจะไม่ถนัด ซึ่งนั่นจะยังผลให้ ไม่ก่อให้เกิดผลของงานในท้ายที่สุด และ ทำให้เสียประสิทธิภาพขององค์กรภาพรวมได้
เคล็ดลับเพื่อการกระจายงาน
ถ้าหากว่าลองสังเกตดูดีๆ การกำหนดชื่อตำแหน่งงาน จะมีขอบเขตของการทำงานอยู่ และ เรื่องการกำหนดตำแหน่งงานพวกนี้ไม่ได้เกิดจากเนื้องานเท่านั้น แต่เกิดจาก skill set ที่คนคนหนึ่งจะมีได้ ที่ครอบคลุมและเป็น skill set ชุดเดียวกันที่คนๆหนึ่งจะพัฒนาไปด้วยกัน เช่น graphic design จะไม่สามารถทำงาน coding and programing ได้ เป็นต้น เพราะเป็นคนละทักษะ และ คนละส่วนสมองกันเลย ทั้งนี้ ไม่ใช่ว่าคนทีทำ graphic design จะไม่สามารถ coding and programming ได้ แต่ถ้าหากว่าจะให้ทำก็ทำได้ยาก และกินเวลา และไม่ได้เนื้องาน นอกจากนี้ เราสามารถที่จะแยกแยะ skill set ของคนจากตำแหน่งงานโดยการลอกตำแหน่งงานจากองค์กรอื่นที่มีประสบการณ์ในเรื่องนั้นได้ทันที เช่น ถ้าหากว่า คุณจะทำบริษัท ทำเว็ปแบบอีคอมเมิร์ส รับจ้างจากคนอื่น เพื่อเป็นรายได้ขององค์กรทั้งหมด ลองไปดูตำแหน่งงานของ บ. เหล่านี้ แล้ว copy ตำแหน่งงานมาได้เลย เพราะมัน make sense อยู่แล้ว จากประสบการณ์การทำงานเกี่ยวกับประเภทงานดังกล่าว และ จะสามารถหาคนมาเติมเต็มงานนั้นได้ไม่ยาก (หรือยากน้อยลง) ตัวอย่างเช่น ตำแหน่งโดยแยกเป็น หัวหน้าผู้จัดการกราฟฟิก(มีประสบการณ์ทำงานมานาน) เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานกราฟฟิก (ผู้ออกแบบหลัก) ผู้พัฒนาเว็ปหลัก และ ผู้พัฒนาเว็ปรอง นอกจากนี้ ยังมีตำแหน่งคนทดสอบเว็ปเมื่อสร้างเสร็จ (เหมือนเป็น user ธรรมดาใน บ.ตัวเอง) และ ก็ยังมีพนักงานการเงิน และ นอกนั้นก็เป็น admin ทั่วไปจริงๆ … จะพบได้ว่า ถ้าหากว่าเราเอาตำแหน่งงานของบ.ที่มีประสบการณ์ทำเรื่องพวกนี้แล้วดูเนื้องาน Job Description จะพบได้ว่า ถ้าหากว่าเราจะจัดตั้ง บ.แบบเดียวกันนี้ จะต้องการคนแบบใด และ คนเหล่านี้จะอยู่กับเรา เพราะ skill set ไม่ข้ามกันมากนัก ไม่มีใครหรอกที่อยากจะทำงานที่ตนเองไม่ถนัด เพราะ มันทำให้ผลงานก็ไม่ออกมาดี และ ตัวกดดันอีกต่างหาก
