Asana เป็น Task Management ใหม่ที่เพิ่งเปิดตัวออกมาเมื่อประมาณวันที่ 2-11-2011 ผมก็เลยเข้าไปดูเสียหน่อยว่าเราจะใช้งานอะไรกับของฟรี Asana Task management นี้ได้บ้าง พอเข้าไปแล้วก็จะมี VDO แสดงการใช้งานอย่างง่ายให้เห็นคร่าตากันเสียหน่อยว่าอะไรอยู่ที่ไหน เข้าไปดูได้จาก VDO ด้านล่างนี้ครับ
เงื่อนไขของการใช้งาน คือ คุณสามารถที่จะเพิ่มคนเพื่อให้เป็นทีมเดียวกับคุณได้มากที่สุด คือ 30 คน ซึ่งผมว่าโดยมากแล้ว ทีม 1 ทีมก็ไม่น่าจะมีมากถึงขนาดนี้อยู่แล้วเป็นปกติ อย่างกรณีของผม ก็อย่างมากก็แค่ไม่เกิน 10 คนก็เพียงพอแล้วครับ
Task management แบบ online ถือได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานกันเป็นทีม แบบที่แต่ละคนต้องเป็นคนที่มีวินัยในการใช้งานอย่างจริงจังกันทั้งทีมเท่านั้น และทุกคนก็ต้องเห็นว่ามันมีประโยชน์ คนในทีมถึงเลือกที่จะใช้งานระบบ Task management ได้ โดยคนที่เป็นหัวหน้าต้องอธิบายให้กับลูกน้องได้เข้าใจว่า มันมีประโยชน์ คือ การ report กันทำได้สะดวกมาก และ การทำงานทั้งหมดมีการบันทึกงานเอาไว้ ลองคิดดูว่า ถ้าหากว่า คนที่ทำงานแล้วไม่ได้ report หรือบอกหัวหน้างาน หรือบอกคนอื่นที่เป็นเพื่อนร่วมทีมงานแล้ว งานก็จะไม่เดิน เหมือนกับว่าไม่ได้มีระบบสื่อสารที่ดีเท่าที่ควร
เหตุผลหลักอีกประการที่ตัวลูกน้องเองจะต้องรับรู้ว่ามันมีประโยชน์ต่อตัวเค้าเองก็คือ ตัวหัวหน้าจะได้รู้ได้ว่าก่อนที่จะจ่ายโหลดงานใหม่ให้ไป ก็ดูก่อนได้ว่าลูกน้องคนนั้นๆมี Load งานอะไรอยู่บ้าง หรือ มี Task อะไรที่เค้าเหล่านั้นทำอยู่และมีความสำคัญหรือไม่ โดยทั้งทีมต้องเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับ Priority ของ Task ซึ่งผมอธิบายเอาไว้ในบทความนี้
อธิบาย Priority ของ task management Asana
concept ของงานใดๆ สำหรับ task ในระบบนี้จะแบ่งออกมาเป็นแค่ 3 แบบเท่านั้นก็คือ today , upcoming , later โดยความหมายในการใช้งาน อาจจะใช้ในความหมายต่อไปนี้ได้ครับ
Today : คือ task ใดๆที่เมื่อเราเปิด task list ของแต่ละ Project และอยากจะทำมันวันนี้ เราก็จัดการ mark ให้มันเป็น Today มันไม่ได้แปลว่ามันจะ due date วันนี้น่ะครับ แต่ว่าเราเลือกปรับ priority ของมันเพื่อให้คนอื่น หรือตัวเรา ทำมันวันนี้ทันทีเท่านั้นเอง หรือ ถ้าหากว่าตัวเราเลือกปรับให้เป็น Today เองแล้วล่ะก็ ก็แปลว่า คุณต้องการที่จะทำมันวันนี้ และดูแล้ว วันนี้ คุณมี Time Slot หรือเวลาว่างพอเพื่อที่จะทำงานนั้นๆได้ ไม่ว่าจะทำมันเสร็จหรือไม่ก็ตามที
Upcoming คือ Priority ของ task ที่อยากจะบอกว่า มันคืองานที่คุณอยากจะทำมันเมื่อคุณไม่มี task ใดๆที่คุยอยากจะทำมันวันนี้แล้ว (ก็คือเป็น task ที่คุณจะเลือกทำมันได้ต่อจาก Task ที่คุณกำหนดเป็น Today) โดยตอนเช้าของทุกวัน คุณจะเปิด task ของคุณเองขึ้นมา แล้วก็ดูในส่วนของ Upcoming ว่ามี task อะไรน่าสนใจ หรือเหมาะที่จะทำวันนี้หรือไม่ ถ้าหากว่ามีและวันนั้นคุณคาดว่าจะมีเวลาพอที่จะทำมันแล้วล่ะก็ ก็เลือกมันให้เป็น Today ขึ้นไปแทนครับ
Later : ถ้าหากว่าเรากำหนด Task ที่เป็น Later แล้วมันแปลว่า คุณก็แค่อยากจะทำมัน แต่ว่ามันไม่ได้จำเป็นที่จะต้องทำมันตอนนี้หรืออนาคตอันใกล้ และ มันไม่จำเป็นต้องทำมันก็ได้ถ้าหากว่ายังไม่มีเวลา แต่ถ้าหากว่า มีเวลา หรือว่าอยากจะมันทำเมื่อไหร่ก็ปรับมันเข้าไปเป็น status ประเภทอื่นแทนได้ ส่วนมากแล้ว Later คือ task ประเภทนี้ “คุณคิดออกว่าอยากจะทำ” และมันอาจจะทำไม่ได้ตอนนี้ เพราะเหตุผลต่อไปนี้
1. คุณอาจจะยังไม่มีเวลาเพื่อที่จะทำมัน
2. คุณอาจจะยังไม่อยากจะทำมันมากสักเท่าไหร่
3. คุณคิดว่างานนี้คุณทำไม่ได้หรือแม้กระทั่งจะส่งงานให้คนอื่นก็ยังทำไม่ได้
4. คุณยังหาคนที่เหมาะที่จะทำเรื่องนี้ไม่ได้รวมทั้งตัวคุณเองด้วยก็ไม่เหมาะ
5. คุณแค่อยากจะทำมันและไม่จำเป็นต้องทำก็ได้เหมือนกับเป็นการเก็บข้อมูลเอาไว้เท่านั้น (โดยพิมพ์ออกมาเป็น Task) เผื่อเอาไว้ว่าถ้าหากว่าไม่ได้ทำอะไรแล้ว หรือมี resource ไม่ว่าจะเป็นคนหรือพลังงานหรือเวลา ก็สามารถที่จะขุดขึ้นมาทำได้
6. คุณโดนสั่งมาว่าให้ทำแต่ว่าคุณไม่อยากทำมัน ก็เก็บเอาไว้เป็น Later และคนที่สั่งงานคุณไม่ได้มีระบบจัดการระบบ Task ที่ดีไปกว่าคุณ (คาดว่าสักวันเค้าก็จะลืมว่าอย่างงั้น แต่ว่าคุณจะใช้แนวคิดแบบนี้กับคนสั่งงานที่มีระบบจัดการ Task management ที่ดีไม่ได้เลยครับ)
แนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยน Status ของ Task หรือ Prority ของ Task
แถมท้ายอีกหน่อยสำหรับเรื่อง Upcoming Task แบบนี้ ว่า “ตอนเช้า” ก่อนเข้างานหรือว่า “ตอนเย็น” ก่อนเลิกงาน คุณสามารถที่จะเลือกเอา task จาก Upcoming และ Today สลับไปๆมาๆได้ เช่น ถ้าหากว่าคุณเป็นคนที่ชอบ review งานก่อนว่า พรุ่งนี้จะทำอะไรกันดี ก็ให้ “ตอนเย็น” ก่อนเลิกงานวันนั้น เข้าไปดูระบบ task ของคุณ และก็ดูทั้ง Today และ Upcoming โดยดูที่ task ที่ Mark เป็น Today ว่าเราจะทำอะไรในวันพรุ่งนี้ดี หรือว่าดูว่า เราจะไม่ทำอะไรในวันพรุ่งนี้ก็ให้ปรับจาก Priority ที่เป็น Today ให้เป็น Upcoming เสีย หรือในทางกลับกันก็คือ ถ้าหากว่าคุณดู List ใน Upcoming แล้วก็ดูว่าพรุ่งนี้คุณอยากจะทำอะไรก็เลือกปรับให้เป็น Today ครับ
Concept : การเลือก ระหว่าง Today และ Upcoming Task นั้นถ้าหากว่าคิดเทียบกับ GTD จะเห็นได้ว่าทั้งหมด อยู่ใน Inbox (คือ list ทั้งหมดที่เราอยากจะทำและพิมพ์ออกจากหัวทั้งหมดเอาไว้แล้ว) คุณอาจจะคิดว่ามันเหมือนกับการเลือกงานใน Today ว่าคุณจะทำอะไร และ เอางานที่เหลือทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำไว้ที่ Upcoming
เอาเป็นว่าถ้าหากว่าคุณอยากลองแนะนำว่าให้ลองกันเป็นทีมอย่าลองแค่คนเดียว เพราะ มันก็จะเหมือนกับแค่ Todo List ธรรมดาถ้าหากว่าคุณใช้คนเดียวครับ ให้ลองเอาทั้งทีม invite กันเองแล้วก็ share ใช้กันดูผมว่าคุณจะเห็นว่ามันมีประโยชน์มากแค่ไหน
คำค้นหาของคุณที่มาเจอหน้าเว็ปนี้:
- asana คือ
- later today แปลว่า
