ถ้าหากว่าคุณต้องทำตัวเป็นหัวหน้างานที่ดีที่ต้องคอยติดตามงานจะเพื่อนๆพี่ๆน้องๆ แล้วก็เพื่อนๆร่วมงาน หรือแม้กระทั่งลูกน้อง สิ่งหนึ่งที่เราๆท่านๆพึงกระทำก็คือ การติดตามงานว่า เรื่องที่ได้แจ้งสั่งการ หรือสั่งงานไปแล้วนั้น มีการดำเนินการไปแล้วถึงไหนอย่างไรบ้างครับ ถ้าหากว่าองค์กรของคุณๆทำงานแล้วมีคน IT ซะเป็นส่วนมากหรือว่าเกือบทุกคนจะมี computer เพื่อใช้งานก็สบายไปอย่างเพราะว่า ถ้าหากว่าเป็นกรณีนี้แล้วจะมี Tools ให้ใช้งานมากมายก่ายกอง เพื่อที่จะทำให้ทุกคนที่อยู่ใน project งานเดียวกันติงิดตามผลงาน และติดตามความคืบหน้าของงานได้ไม่ยากเย็นนักครับ แต่ว่าสำหรับเนื้อความนี้จะยังไม่ได้กล่าวภึง online Tools เพื่อการติดตามงานอย่างงั้นหรอกครับ แต่จะเน้นไปที่คนที่จำเป็นต้อง work งานแบบไร้ computer เสียมากกว่าครับ คนส่วนใหญ่ถ้าหากว่าทำงานที่โรงงานหรือว่าทำที่บริษัทจะมี computer อยู่อย่างจำกัดทำให้ต้องแบ่งกันใช้ ทำให้ solution แบบ computer 100% จะไม่ได้สามารถทำงานได้อย่างดีสำหรับกรณีนี้ครับ
ก็เลยต้องมานั่งคิดว่าจะทำอย่างไรเพื่อให้เราและตัวคนที่รับงานเราไปนั้นทำงานแล้ว ไม่บอกว่า ลืมทำไปได้ วิธีแรกๆที่พอจะคิดออกเลยก็คือ บังคับให้จด Note เอาไว้ แต่ก็อีกเราไม่รู้อยู่ดีว่าเค้าจะเปิดอ่านหรือว่าจดอะไรเอาไว้แล้วมีความเข้าใจที่ถูกต้องหรือไม่ แล้วมีบันทึกเรื่อง due date หรือว่า dateline เอาไว้หรือไม่ ก็เอาอย่างงั้นแล้วกัน ผมก็ว่า ทดสอบออกแบบ card แข็งเพื่อใช้กับกิจนี้โดยเฉพาะกันเลยดีกว่า เรียกเท่ห์ว่า "การ์ดงานเข้า" (work-in card)
หน้าตาก็ไม่มีอะไรมากหรอกครับก็แค่เหมือนกับ นามบัตรใบหนึ่งเท่านั้นที่ในนั้นจะระบุเอาไว้เป็นวันนี้วันที่สั่งงานวันที่เท่าไหร่ วันที่ต้องการกำหนดติดตามงานคือวันที่เท่าไหร่ และ งานนั้นๆคืองานอะไรครับ เนื้อหาไม่เยอะเลยครับเท่านั้นเอง อ้อ ..อีกประเด็นก็คือ แสดงถึงความต้องการด่วนมากแค่ไหน เรียกว่า ด่วนอย่างเดียวก็ไม่ถูกเพราะว่า มันบ่งบอกถึงว่าความสำคัญ หรือ ให้พิจารณาว่าต้องแซงซ้ายมาด้วยความเร็วเท่าไหร่ต่างหาก
card นี้วิธีการใช้เป็นอย่างไร ?
ไม่ยากเลยครับก็คือว่า ให้ print out การ์ดนี้ออกมาแล้วก็เก็บเอาไว้หรือพกติดตัวเอาไว้ตลอดเวลาใส่ในกระเป๋าตังค์ก็ได้ แล้วก็ให้คนอื่นๆที่อยู่หรือว่าทำงานด้วยมีซองใส่นามบัครเอาไว้ครับ หรือว่าแค่กล่องก็ได้แล้ว ให้ผลเหมือนกันครับ ทีนี้พออยากจะสั่งงานอะไรใคร เราก็กรอกข้อมูลสั้นๆเอาไว้ที่ work-in card ใบเปล่าใบใหม่แล้วก็ยื่นให้กับคนที่อยู่หน้างานด้วยกัน แต่ว่าถ้าหากว่าไม่ได้อยู่หน้างานด้วยกันอาจจะฝากคนอื่นยื่นไปให้ถึงโต้ะทำงานเลยก็ได้ครับ แล้วเมื่อคนรับงานได้รับก็จัดเก็บเอาไว้กับตัวเองที๋โต้ะทำงาน เพื่อให้เกิดการ review เป็นประจำอย่างน้อยที่สุดก็เป็นรายวันครับ งานนั้นควรมีเนื้อหาที่ไม่มากเรียกว่า อ่านแค่ 1 นาทีบนหน้า card ต้องรู้ว่านี่มันเรื่องอะไรครับ
สำหรับคนที่แจกงานคนอื่นเค้าก็ต้องเขียน card นี้เก็บเอาไว้กับตัวแล้วก็ขึ้นต้นด้วยคำว่า "ติดตาม" แทนครับเพราะว่า action ที่จะต้องหรืองานที่จะต้องทำก็คือติดตาม แล้วก็ติดตาม ณ วันที่ที่ได้ระบุเอาไว้ครับ อาจจะหาปฏิทินแขวนไว้แล้วก็ปักหมุดไปที่วันที่ที่เป็น duedate ครับ อาจจะไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูล duedate เพื่อากรติดตามก็ได้ แต่ว่าเอาไปปักหมุดที่ปฏิทินจริงๆแทนก็ได้เหมือนกัน เพราะถ้าหากว่ามีการเลือนไปอีกก็แค่เอาออกแล้วก็ป
ัก ณ วันที่ไกลกว่าออกไปเท่านั้นเองครับ
แต่สำหรับคนที่แจกงานแล้วรู้ตัวว่าคัวเองเป็นคนหน้าคอมและมี internet คุณจะมีทางเลือกที่จะ track งานคนอื่นๆได้เยอะวิธีมากๆเลย ใช้ Google Calendar หรือว่าใช้ ToDolist ต่างๆที่มีอยู่ในโลกนี้ไม่ว่าจะเป็น pda หรือว่าจะเป็น softwareที่อยู่ใน computer เลยก็ได้เช่นเดียวกันครับ แค่นี้ฝากของคนทีติดตามงานก็จะไม่ลืม เรื่องราวแต่ประการใด ครับ
สำหรับคนที่รับงานไปนั้นจะต้องถูก train เพื่อให้เปิดดูงานค้างเป็นประจำ และระบบนี้จะต้องดำเนินไปในลักษณะของการ review เพื่อให้รางวัลพิเศษ เพราะ card ทุกใบเมื่อ done เสร็จแล้วให้คนที่รับงานนั้นเก็บเอาไว้ครับ เมื่อครบปีก็มาดูกันว่า done งานไหนไปแล้วมั่งและมันเป็นงานที่สำคัญมากน้อยแค่ไหนเป็น profile สำหรับคนหน้างานทีทำงานแล้ว ไม่มีการลืมครับเพราะว่า ถือว่าเป็นการ์ดนั้นอยู่แล้ว เมื่อจะประเมินผลงานกันไม่ยากเลยครับก็ขอ work-in card ทั้งหมดเข้ามาดูประกอบด้วยก็เท่านั้นเอง และแน่นอนว่า การกระทำแบบนี้จะทำให้ระบบของ work-in card นั้นแข็งแกร่งมาขึ้นต่อไป และโดยรวมแล้วการจัดการเรื่องของ task สำหรับคนอื่นที่อยู่หน้างานแต่ไม่ได้อยู่หน้าคอมพิวเตอร์นั้น โดนติดตามและรู้ว่าต้องทำอะไรได้อย่างไม่มีวันลืมครับ (ยกเว้นแค่ว่าลืมออก work-in card เท่านั้นเองครับผม)
โดดไปโหลด card งานเข้าทั้งที่เป็นแบบ Photoshop file และเป็นแบบ file สำเร็จแล้วได้ที่นี่เลยครับผม