ทำไมองค์กรต้องแยกความรู้และทักษะของแผนกขายและผลิตออกจากกัน

การทำงานสำหรับองค์กรแล้ว ส่วนแผนกที่สำคัญสองแผนกคือ แผนกใดๆที่หาลูกค้าหรือติดต่อลูกค้า ไม่ว่าจะถูกเรียกในรูปแบบใดๆก็แล้วแต่ เช่น ฝ่ายขาย ทีมขาย พนักงานขาย และอีกแผนกก็คือ แผนกที่เป็นภาคผลิตหรือติดต่องานเพื่อทำให้การขายนั้นเกิดขึ้นสมบูรณ์ ไม่ว่าสิ่งที่ขายนั้นคือ สินค้าหรือบริการก็ตาม แผนกที่ว่านี้อาจจะเรียกว่า แผนก production แผนกประสานงานขาย co-sales หรือถ้าหากเป็นการซื้อมาขายไป ก็จะกลายเป้นจัดซื้อนั้นเอง (เพราะถ้าหากว่าซื้อมาขายไป ก็ซื้อนั้นก็อาจจะมองได้ว่าเป็นการบริการ)

ทั้งสองแผนก ตามที่ผมได้ยกตัวอย่างไว้ สั้นๆต่อไปนี้ผมจะเรียกว่าแผนกขายและแผนกผลิตแล้วกันเพื่อความเข้าใจตรงกันแต่มันแค่คลุมความมาากกว่านั้นตามที่ได้อธิบายไปแล้ว

สำหรับองค์กรแล้ว การทำงานจะต้องเป็นเรื่องของการประสานงานกันหลายฝ่ายที่มีทักษะและความสามารถไม่เหมือนกัน หรือ คนละขั้วกัน และ องค์กรจะต้องแยกงานเหล่านั้นออกมาเด็ดขาดจากกันอย่างสิ้นเชิงให้ได้ ทั้งนี้ เพื่อวัตถุประสงค์ของ การผลิตแข่งขัน ความลับทางการค้า และ การป้องการเกิดคู่แข่ง หรือบ่มเพาะคู่แข่งในระดับองค์กรนั่นเอง

ลองคิดดูคิดตามกันได้ไม่ยาก หากว่า ถ้าองค์กรมีพนักงานที่มีความรู้ความสามารถที่รู็ไปเสียทุกเรื่อง เช่น ถ้าหากว่ารู้ได้ว่า จะผลิตสินค้าหนึ่งๆ สามารถเอาวัตถุดิบได้จากแหล่งไหนในราคาที่ต่ำ เหมือนกับที่ใช้อยู่ และ กระบวนการในการผลิตนั้นเป็นอย่างไร ใช้เครื่อง spec. แบบไหนและการใช้งาานเครื่องทำอย่างไรได้อย่างช้ำชองและเข้าใจทั้งหมด รวมทั้งพนักงานรายเดียวกันนี้เป็นผู้ติดต่องานขายสินค้านั้นให้กับองค์กรด้วย … และนั่นก็แปลว่า พนักงานคนนี้ หากมีคนติดต่อจากแหล่งเงินทุน ไม่ว่าจะเป็นนายทุน หรือคนที่มีกำลังทรัพย์มากพอ หรือแม้กระทั่งตัวเขาเองที่สามารถหาทุนเพื่อทำสินค้าผลิตออกมาได้เหมือนกับที่องค์กรที่เค้าคนนั้นทำอยู่ได้แล้วล่ะก็ นั่นก็หมายความถึง โอกาสที่คนๆนี้จะทำตัวเป็นคู่แข่งทางตรงนั้นก็จะเกิดขึ้นได้และจะเป็นภัยทางตรงให้กับองค์กร หรือถ้าหากว่าคิดและปรับปรุงสินค้าหรือกระบวนการได้ดีกว่า นั้นก็จะกลายเป็นคู่แข่งที่มีศักยภาพเพิ่มขึ้นไปอีกได้ด้วย

โดยธรรมชาติแล้ว บุคคลจะมีความสนใจและความสามารถเฉพาะด้านอยู่แล้ว ทำให้โดยปกติ พนักงานขายมักจะไม่สนใจเรื่องการผลิตมากเท่าไหร่นัก หรือ พนักงานการผลิตก็จะไม่สนใจลูกค้าหรือไม่สนใจที่จะติดต่อลูกค้าโดยตรงมากนัก แต่ในทางตรงกันช้าม คนที่ต้องการจะทำเจ้าของกิจการในลักษณะแบบเดียวกับที่ตนเองเข้าไปศึกษาหรือเรียนรู้ หรือเป็นพนักงานอยู่นั้น ก็จะมีความสนใจแบบข้ามหน้าที่ของตนมากเป็นพิเศษอย่างสังเกตได้ชัดเจน หากไม่ได้ทำซึ่งหน้าภายในสำนักงาน ก็จะต้องโทรศัพท์ติดต่อข้ามแผนกกันเอง ระหว่างพนักงานกันเอง ซึ่งเหตุการณ์เหล่านี้ย่อมเกิดขึ้นได้ หากเจ้าของกิจการหรือในมุมมองขององค์กรไม่ได้ตระหนักในเรื่องดังกล่าว ก็จะไม่เห็นภัยมืดเหล่านี้ที่อาจจะกระทบต่อภาพใหญ่ขององค์กรได้

ในทางตรงกันข้าม จะมีพนักงานที่มีความคิดอย่างนี้อยู่แล้ว เข้ามาทำงานด้วยเช่นเดียวกันอย่างหลีกเลี่ยง่ไม่ได้ เพราะ คนเหล่านี้ถ้าหากว่าได้มาเป็นทีมงานก็จะแสดงความสามารถและเป็นประโยชน์ต่อภาพรวมขององค์กรได้ค่อนข้างมาก หากแต่ต้องเลี้ยงดูปูเสื่อเป็นอย่างดี เพื่อลดโอกาสในการที่พนักงานดังกล่าวย้ายที่ไปอยู่กับคู่แข่งหรือไปเปิดกิจการเองเพื่อได้ทุนทรัพย์จากนายทุนในรูปแบบใดๆ ในมุมมองขององค์กร ต้องพิจารณาด้วยว่าพนักงานคนดังกล่าวจะต้องมีจรรยาบรรณทางความคิดและการค้าขายอยู่ในระดับที่สูง หรือ องค์กรต้องสร้างภาพลักษณ์ต่อพนักงานดังกล่าวในเชิงอุปถัมภ์ เพื่อเป็นการป้องกันความเสี่ยงในเรื่อง การทำธุรกิจที่อาจจะกระทบกันได้ในภายหลัง เป็นต้น

แต่ทั้งนี้การแก้ปัญหาด้วยวิธีการดังกล่าวนั้นเป็นปลายเหตุแล้ว และถ้าหากว่าองค์กรยังไม่แข่งแกร่งพอ การมีพนักงานที่มีองค์ความรู้ครบทั้งกระบวนการได้ ไม่ว่าจะเป็นการรับเข้ามาใหม่ หรือพัฒนาคนในองค์กรเองนั้นก็ยอ่มก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรอย่างก้าวกระโดดที่มาพร้อมกับความเสี่ยงดังกล่าวเช่นเดียวกัน

ต่อไปนี้เป็นแนวคิดเชิงป้องกันเหตุการณ์ดังกล่าว แนะนำว่าอาจจะใช้รวมกันได้ หรือจะดีกว่านั้นอีกหากว่าสามารถทำได้ทุกแนวคิดเชิงป้องกันทั้งหมดต่อไปนี้

พนักงานจะต้องแยกออกจากแผนกผลิตอย่างเด็ดขาด

พนักงานขายทำหน้าที่ขาย โดยได้ข้อมูลหรือ List รายการลูกค้าเฉพาะส่วนที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลเท่านั้น และ ไม่รู้ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่อยู่ในการดูแลของพนักงานขายรายอื่นๆ และแผนกผลิตจะต้องไม่รู้ว่าลูกค้าติดต่อได้อย่างไรที่ไหน และถ้าหากว่าการขายจะสมบูรณ์ได้จะต้องติดต่อกันระหว่างพนักงานขายและพนักงานแผนกที่ดูแลการผลิตอยู่ พนักงานแผนกผลิตจะต้องไม่เป็นผู้ติดต่อกับลูกค้าได้โดยตรง แต่ประสานงานผ่านพนักงานขายแทน

 พนักงานขายต้องเอารายชื่อลูกค้าทั้งหมดอยู่ในศูนย์กลางข้อมูล

รายชื่อลูกค้าข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นคนติดต่อหรือโทรศัพท์เบอร์ติดต่อ ยอดขาย และรายละเอียดต่างๆจะต้องมีการบันทึกไว้ในข้อมูลขององค์กร เพื่อเป็นการโอนถ่ายข้อมูลของลูกค้าที่พนักงานสร้างขึ้้นมา เก็บเอาไว้เป็นข้อมูลขององค์กรด้วย

สำหรับลูกค้ารายใหญ่ เจ้าของหรือผู้มีส่วนได้เสียอันเนื่องมาจากความเป็นเจ้าของต้องติดต่อเองบ้างเพื่อสร้างสัมพันธ์

เมื่อได้รายการลูกค้าทั้งหมดแล้ว ต้องพิจารณาด้วยว่าลูกค้ารายใดเป็นรายใหญ่หรือมีความสำคัญระดับเกรดเอ เจ้าของจักต้องออกแรงเพื่อติดต่อพูดคุยเพื่อสร้างปฏิสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้ารายนั้นๆด้วย เพื่อเป็นทางสำรองในการติดต่อและสัมพันธ์ในเชิงธุรกิจต่อธุรกิจ และจะไม่ได้เป็นแค่ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคุลต่อบุคคลมมากเกินไปนักที่ต้องพึ่งพาพนักงานขายเฉพาะราย

ออกแบบงานให้ง่ายและไม่ต้องการความรู้ความเข้าใจมากนักในการทำงาน

วิธีการนี้ คือ การทำให้พนักงานผลิตทั่วไป สามารถทำงานของตนเองได้โดยไม่ต้องเข้าใจอะไรมากมายนัก หรือโดยอีกทางก็คือ พนักงานขายธรรมดาที่ไม่ได้เป็น Technical sales ก็จะขายสินค้าออกไปได้ง่ายๆแบบว่า ไม่ต้องคิดอะไรมากครับ ถ้าหากว่าเป็นของที่จำเป็นต้องอธิบายอะไรต่อมิอะไรมากมายอาจจะต้องเลือกให้แค่คนบางคนเท่านั้นที่มีหน้าที่ช่วยขาย (ที่มาจากฝ่ายผลิต) แต่ขายไม่ค่อยเก่งเท่าไหร่ ไปกับพนักงานขายที่ขายเก่งๆ เพื่อให้เกิดการปิดดีลได้ครับ สำหรับการออกแบบงานทางฝ่ายผลิตนั้น ถ้าหากว่ามการกำหนดเรื่องราวอะไรต่อมิอะไรเอาไว้ทั้งหมดแล้ว พนักงานจะรู้สึกว่าเหมือนทำงานง่ายและ เหมือนว่าไม่ต้องรู้ข้อมูลอะไรมากมายก็ได้ก็สามารถที่จะผลิตออกมาได้สำเร็จ ยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพ เช่น พนักงานที่ทำหน้าที่ตรวจสอบสินค้า ไม่รู้หรอกว่า ค่าที่ได้นั้นเอาไปเพื่อทำการวิเคราะห์เหตุผล หรือ ปัญหาอะไรต่อไปได้ เพียงแต่ทำหน้าที่ตรวจสอบว่าสินค้าที่ทำออกมานั้น มีค่าอยู่ในช่วงที่ได้กำหนดไว้หรือไม่ หากเกินหรือขาดก็แล้วแต่ ที่ไม่ได้อยู่ในช่วงค่าที่พนักงานรับรู้ว่าต้องอยู่ พนักงานคนนี้ก็จะรู้แค่ว่า มันเกิดปัญหากับการผลิตสินค้าตัวนั้นๆแล้ว และไม่จัดเป็นสินค้าเกรดเอเพื่อส่งไปยังลูกค้าเป็นต้น

โดยรวมแล้ว เจ้าของหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องเข้าไปศึกษาและเลือกกุุมความลับอย่างใดอย่างหนึ่งที่คิดว่าสำคัญ และเป็นกุญแจหรือแก่นของธุรกิจที่ต้องถือเอาไว้กับตัว หากขาดกุญแจสำคัญนี้ไม่ว่าใครคนไหนก็ตามที่อยากจะทำธุรกิจแบบเดียวกัน หากขาดกุณแจสำคัญนี้ไปแล้วก็จะเริ่มต้นทำเหมือนกันไม่ได้ เพราะงั้นแล้ว คุณถ้าหากว่าเป็นเจ้าของ จงเลือกว่าอะไรเป็นแก่น และเป็นความลับ (หรือคิดว่าไม่ลับแต่เอามาเก็บไว้ก็ไม่สามารถที่จะทำให้คนอื่นดำเนินการแทนได้ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าหากว่าเป็นร้านอาหาร ก็อาจจะเก็บสูตรทำน้ำจิ้มเอาไว้ก็ได้ถ้าหากว่าทุกโต๊ะต้องจิ้มน้ำจิ้มตัวนี้ถึงจะอร่อย) การกุมความลับบางอย่างนั้น มักจะเกิดกับสินค้าประเภทอาหาร หรือธุรกิจอันเกี่ยวเนื่องกับรสชาติเสียมาก แต่สำหรับธุรกิจอื่นๆก็เอาแนวคิดเชิงเดียวกันนี้ไปประยุกต์ได้เหมือนกันครับ ลองดูกันเองแล้วกันครับผม