ถ้าหากว่าคุณทำงาน office หรือทำงานโรงงานที่พบปะหรือสื่อสารผู้คนมากหน้าหลายตา ทั้งหน้าเก่าและหน้าใหม่ สิ่งหนึ่งที่คุณจะเริ่มเรียนรู้ได้ที่จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงาน และจัดการเวลา หรือ งานที่คุณจะต้องทำ ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล คุณอาจจะต้องคำนึงถึงเรื่องเหล่านี้ให้เป็นนิสัยกันหน่อยก็ดีน่ะครับ
1. อย่าพยายามทำงานทุกอย่างที่ไหลผ่านเข้ามา
คุณไม่ได้มีเวลาเหลือเยอะแยะอย่างงั้นถ้าหากว่าคุณไม่ได้มีทีมเพื่อเอางานบางส่วนออกจากตัวคุณแล้วล่ะก็ยิ่งเป็นไปไม่ได้ใหญ่เลย สิ่งที่จะทำให้งานออกมาได้คุณค่ามากต่อเวลา เป็นไปได้สองทาง คือ การเพิ่มคนเข้ามาทำเพิ่ม โดยที่คุณเป็นคนกำกับงานเท่านั้น และให้คนที่เข้ามาใหม่ เรียนรู้ และเอาแนวคิดและวิธีการทำงานกับงานประเภทนั้นๆให้ได้ดี หรือ ถ้าเป็นไปได้ เอาคนที่มีความรู้ความคิดความอ่านเกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ หรือ งานนั้นๆมาเลย เรื่องก็เดินได้เร็วขึ้น และได้ผลงานออกมาที่มีคุณภาพมากขึ้นได้ แต่อย่างไรก็ดี ถ้าหากว่าคุณไม่มีศักยภาพใดๆที่จะแพร่งานให้คนอื่นได้แล้ว สิ่งที่ต้องทำก็คือการ "ลำดับความสำคัญงาน" โดยใช้กฏ 80/20 หรือกฏของพาเรโต้ ที่บอกว่า งานได้ให้ผลลัพธ์ประมาณ 80%ของทั้งหมด จะเกิดจากงานจำนวนแค่ไม่เกิน 20%ของงานทั้งหมด (เรียกได้ว่าเอางานที่สำคัญมาทำนั่นเอง) การระบุได้ว่างานใดนั้นสำคัญหรือไม่สำคัญ หรือ ต้องเรียงอย่างไรนั้น ดูได้จาก Deadline ก็เป็นส่วนหนึ่ง ซึ่งถ้าหากว่าไม่มี เราก็ต้องระบุ Deadline เสมือนให้กับมันอยู่ดี เพื่อที่เราจะได้รู้ได้แน่ชัดว่างานใดสำคัญกว่ากัน
2. เลิกคิดเลยว่าคุณต้องทำทุกอย่างเดี๋ยวนั้น
งานที่ไหลเข้ามา จะต้องผ่านการกรองความสำคัญโดยประมาณจากข้อหนึ่งมาแล้วเสียก่อน คุณจะประเมินได้ในทันทีว่างานใดมันสำคัญไม่สำคัญ จากการตัดสินใจเมื่อรับรู้ว่ามันอาจจะต้องเป็นงานทันที แต่อย่างไรก็ดี งานใหม่ๆส่วนใหญ่จะไม่ได้ทำเดี๋ยวนั้น เพราะคุณก็มี process task ใดๆที่คุณกำลังทำอยู่ ณ เวลานั้นอยู่ดี ยกเว้นกรณีที่งานนั้นมันกินเวลาไม่มาก หรือ น้อยมาก น้อยกว่าสองนาที (สองนาทีทางอารมณ์น่ะครับไม่เอาเป้ะๆ) ก็ทำเพื่อกำจัด task นั้นออกจากสารระบบเสียครับ ไม่ก็เอางานไปให้คนอื่นทันที (แน่นอนว่าคุณก็ต้องพิมพ์ note งานเพื่อให้คนอื่นทำงานได้ หรือ สั่งงานคนอื่นพร้อมกับจด note เพื่อที่จะติดตามงานได้ ภายในสองนาทีเช่นเดียวกัน) งานที่โผล่มาใหม่นั้นถ้าหากว่าดูท่าจะต้องใช้เวลานานกว่านั้น ขอให้เอามาเข้าคิวงานและกำหนดความด่วน หรือความสำคัญให้มันด้วย
3. คุณหลีกเลี่ยงงานสำคัญไม่ค่อยจะได้ เพราะงั้นไม่ต้องไปอู้เตะหน่วงมัน
การผลัดวันประกันพรุ่ง เป็นเรื่องที่เป็นศัตรูกับ productivity ในการทำงานเป็นไหนๆ และ สองฝ่ายนี้ก็รบกันมานานแล้วซะด้วย การอู้เตะหน่วงงานที่ตัวเองคิดว่าสำคัญนั้น จะทำให้มีผลกระทบต่อนิสัยในการคิดของเราเอง และ เป็นการปรับสภาพความคิดความอ่านกับงานที่ทำให้ถอยด้อยค่าไป ซึ่งมันจะไม่ดีต่อตัวคนที่คิดแบบนี้เป็นแน่แท้ และ ในที่สุดคุณก็จะสนุกกับงานที่ไม่ได้เป็นประโยชน์ใดๆ หรืออยู่ทำงานไปวันๆ เรื่องแนวคิดผลัดวันประกันพรุ่งนี้เป็นภัยต่อตัวผู้คิดอย่างงั้น และ กระทบงานคนอื่นโดยวงกว้างได้ขอให้ระวังเอาไว้ให้มาก
4. รู้ไว้เลยว่าการวางแผนไม่จำเป็นต้องละเอียดที่สุด
ในทางตรงกันข้ามผมกำลังจะบอกว่า ทุกอย่างจะไมได้เป็นไปตามแผน และ แม้แต่คุณจะออกแบบแผนใดๆให้ละเอียดที่สุดมากเท่าไหร่แล้ว มันก็จะมี resolution ของ action ใดๆที่จะละเอียดมากกว่านั้นอยู่ดี เพราะงั้นการออกแบบแผนงานใดๆ ไม่ต้องเอารัดกุมสุด หากไม่ได้เกี่ยวกับความปลอดภัยของคนอื่นๆแล้ว มันจะมีการบิดพริ้วไปได้อยู่ดี แผนงานที่ละเอียดที่สุดนั้นจะกินเวลาในการออกแบบแผนงานมากขึ้น เพราะงั้นแล้วน่าจะลงรายละเอียดในระดับที่เหมาะสม คือ ออกแบบแผนงานไม่นานเกินไปและ ก็ได้เนื้อความละเอียดของแผนงานที่เอาไปเดินงานต่อไปได้ นอกจากนี้ในรายละเอียดจะขึ้นกับคนที่ action และก็ต้องไว้ใจเค้าเหล่านั้นด้วย หากมีการทำงานเป็นทีม คนเหล่านี้ต้องใช้หัวคิดในทุกๆกระบวนการที่เค้าต้องทำว่าจะทำอย่างไร และประเมินได้ว่า ควรจะมีการปรึกษาเพิ่มเติมหรือไม่อีกด้วย
5. บอกวัตถุประสงค์ไปเลยว่า ที่กำลังจะทำเพื่ออะไร หรือโจทย์ คืออะไรก่อนการสนทนา และการประชุม
การบอกโจทย์หรือวัตถุประสงค์ในการสนทนาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมหรือสนทนานั้นเข้าใจได้ว่า ที่เรียกกันมาคุยกันนี้เพื่อเหตุผลสิ่งใด เพระขณะทีคนเหล่านั้นกำลังฟังและรับรู้ จะเริ่มคิดหาคำถามและคำตอบ ข้อสงสัยและอื่นๆ ได้ในทันที เพราะ เค้าเหล่านั้นรู้แล้วว่า "เราคุยเรื่องอะไรกันอยู่ ก่อนที่เริ่มคุยในละเอียดกัน"
6. พยายามทำให้ทุกคนพอใจได้บ้าง แต่มันไม่ได้จะพอใจทุกคนได้ทุกกรณี
การประชุมระดมความคิดเห็น และหาแนวทางแก้ปัญหาหลายครั้งจะต้องมีความขัดแย้งทางความคิดเป็นเรื่องปกติ ดังนั้นแล้ว คนใดๆที่ในประชุมต้องเข้าใจก่อนว่า ต้องลดระดับ EGO ของตนลงมาในระดับที่ฟังความเห็นของทุกฝ่าย และจะทำให้ได้ข้อสรุปอย่างใดอย่างหนึ่งออกมาเพื่อดำเนินการต่อไป หรือแม้กระทั่งงานใดๆ ที่จะทำ หรือกำลังทำนั้นจะเป็นการขัดความคิดเห็นความอื่นบ้าง ก็เป็นไปได้ขอให้เข้าใจว่า เราเอาใจทุกคนในทุกๆเรื่องไม่ได้ เพราะงั้นไม่ต้องกลุ้มใจกับเรื่องที่จะไปขัดใจคนอื่นเค้าบ้างเป็นบางคราว
ผมว่ายังมีเยอะประเด็นที่จะเป็นแนวคิดที่เหมาะสมในที่ทำงาน เพื่อการดิวงานกับคนอื่น การคั้นความคิดและหาไอเดียในการประชุม และแนวคิดในการกลั้นกรองงาน เพื่อให้ได้ประสิทธิผลในการทำงานเป็นกลุ่มหรือเดี่ยวๆออกมาให้ได้คุณภาพมากสุด ถ้าหากว่ามีอะไรเพิ่มเติมก็ comment ทิ้งเอาไว้ได้น่ะครับ
