บริการรับทำเงินเดือนเหมาะกับองค์กรแบบไหนบ้าง ?

บริการรับทำเงินเดือนจะเหมาะกับองค์กรที่มีความคิดถึงคุณค่าและประสิทธิภาพในการทำงานมา และเมื่อ ครั้งก่อนเราอาจจะเคยเล่าเรื่องว่า ถ้าหากว่า คุณมีองค์กรแล้วเกิดมีพนักงานจะต้องทำงานแบบ full time เต็มเวลาและได้รับเงินเดือน หรือค่าจ้างจากนิติบุคคล คุณจะเลือกเส้นทางได้ สามแบบด้วยกันคือ ทำมือ ทำโดยใช้โปรแกรมเงินเดือน หรือสุดท้าย คือ การส่งงานนี้ให้กับบริํษัทอื่นที่รับทำเงินเดือน ทำแทน คนในองค์กรของคุณ หรือ ตัวคุณก็แล้วแต่ว่าใครเป็นคนทำเงินเดือน 

สำหรับบทความนี้ อยากจะเล่าให้ฟังว่า องค์กรแบบไหนกันบ้างหรือ ที่น่าจะเหมาะกับการ outsource รับทำเงินเดือนออกไปให้กับบริษัทที่เขารับทำเงินเดือนกันไปเลย มาดูกันเป็นแต่ละกรณีๆไปเลยดีกว่า 

องค์กรที่มีตอนนี้เจ้าขององค์กรยังเป็นคนทำเงินเดือนเอง ควรมองหาบริการรับทำเงินเดือนเป็นทางเลือกเอาไว้

แนวโน้มคือเมื่อเจ้าของยังคงสามารถทำเองได้อยู่แสดงว่ากิจกรรมนี้สามารถให้คนอื่นทำได้ด้วยเช่นเดียวกัน เพราะ เจ้าของเองสามารถถ่ายทอดวิธีการคำนวณเงินเดือนของพนักงานทุกครั้งได้ด้วยตัวเอง และ จะเป็นการสะดวกเอามากๆ หากให้องค์กรอื่นที่รับทำเงินเดือนเข้ามาทำแทนเจ้าของเอง ต้องคิดแบบนี้ว่า ถ้าหากว่าเจ้าขององค์กรยังคงเป็นคนทำเงินเดือนเองอยู่แสดงว่า เจ้าของเองไม่ไว้ใจให้คนอื่นในองค์กรตัวเองทำ (สังเกตว่าถ้าหากว่าเป็นงานอื่นๆก็สามารถกำหนดให้คนอื่นทำแทนได้หมดแล้ว แต่ดันเว้นเรื่องของการทำเงินเดือนที่ตัวเองดันต้องรับลงมือทำเอง ทั้งๆที่ไม่ได้เป็น core business หรือไม่ได้แก่นที่สร้างมูลค่าให้กับธุรกิจเลยแม้แต่น้อย) แต่เมื่อเจ้าของบริษัทเลือกใช้ การ outsource บริการรับทำเงินเดือนออกไปจากตนแล้ว เจ้าของเองก็จะมีเวลาเพื่อทำงานอื่นทีสร้างแก่นมูลค่าให้กับบริษัทได้แทนนั่นเอง ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาเพื่อทำเรื่องซ้ำๆเหล่านี้ที่ไม่ได้สร้างมูลค่าให้กับองค์กรอีกต่อไป 

องค์กรที่มี HR ทำเงินเดือนแต่มีคนเดียวที่ทำได้ เหมาะที่ใช้บริการรับทำเงินเดือนมาก

องค์กรที่มี HR แบบนี้มักจะเลือกใช้วิธีการที่ตัวเองมีโปรแกรมเงินเดือน และ เจ้าของเองสามารถทำได้ แต่ไม่ค่อยได้ทำหรอก ให้เจ้าหน้าที่ HR หรือ ถ้าหากว่าไม่ได้มีเจ้าหน้าที่ HR เพื่อทำเรื่องนี้จำเพาะก็จะเป็นเจ้าหน้าที่ที่ดูแลเกี่ยวกับการเงินหรือบัญชี เพราะ เจ้าของไว้ใจคนในองค์กรเพื่อให้ทำเรื่องเงินๆทองๆก็ไม่กี่คนหรอก ดังนั้นแล้ว หากองค์กรไหนมีอาการแบบนี้ก็จะมีความสุ่มเสี่ยงในการทำเงินเดือนมากเอาการ เพราะ การทำเงินเดือน จะต้องกระทำซ้ำกันทุกเดือน หากยังคงมีพนักงานทำงานให้อยู่ และ เมื่อพนักงานคนทีทำเงินเดือนมีเพียงคนเดียว แล้วเกิดไม่สบาย หรือลาออก ไม่ทำต่อไปแล้ว จะหาคนมาทำแทนก็ไม่ได้เป็นเรื่องง่ายๆเท่าใดนัก ดังนั้น การเลือกใช้บริการ outsource รับทำเงินเดือน ออกไปจากคนที่บริษัทเอง (แม้ว่าเจ้าของไว้ใจให้ทำก็เถอะ) มันก็จะเป็นการลดภาระความเสี่ยงเหล่านี้ลงไปได้มาก 

⚠️ ระวัง ! : องค์กรใดที่เจ้าของเองไม่รู้จักการใช้หรือคำนวณเงินเดือนแล้วให้พนักงานทำเงินเดือนให้ทั้งหมดโดยตนเองไม่รู้วิธีการและหลักการมีความเสี่ยงต่อการโดนฮั้วเงินเดือนมาก และเหตุการณ์นี้เกิดขึ้นแล้วเป็นประจำในประเทศไทย

องค์กรเกิดใหม่ หรือ Startup คนไม่มากนัก ก็จะเหมาะกับการใช้บริการรับทำเงินเดือน

อาจจะฟังดูแปลกๆว่า อ่าวก็คนในองค์กรไม่ได้มากมายอะไรเลย ทำไมต้องเอาคนนอกมาทำงานแทนคิดเงินเดือนกับคนไม่ถึงสิบยี่สิบคนนี้ด้วยล่ะ ? แต่แท้ที่จริงแล้ว ยิ่งองค์กรเล็กมากเท่าไหร่ ยิ่งเน้นว่า ต้องให้มีคนนอกที่เป็นมืออาชีพเข้ามารับทำเงินเดือนให้แทนจะดีกว่า เพราะ คนไม่มากคนเหล่านี้ แท้ที่จริงแล้ว เราว่าจ้างเพื่อให้มากิจกรรมหลักที่สร้างคุณค่ามากกว่า การที่จะมา ทำเงินเดือนนั่นเอง และ องค์กรเล็กจะยิ่งมีความเสี่ยงมิติที่ว่า อาจจะความรั่วไหลของเงินเดือนให้กับคนอื่นๆในองค์กรได้รู้กัน และจะทำให้ระบบการปกครองล้มเหลวได้ในที่สุด คุณสามารถเลือกใช้บริการที่นำเสนอค่าบริการเป็นแพ็คเล็กๆที่เหมาะกับคนไม่มาก ตอนนี้ก็มีอยู่แล้วในตลาดเพื่อให้ได้เลือกใช้บริการ อีกอย่าง ถ้าหากว่าคนไม่มากเท่าไหร่จริงๆ การลงทุนซื้อ software เพื่อทำเงินเดือนแบบติดตั้งนั้นก็เหมือนว่า เป็นการลงทุนที่ดูแพงเกินจำเป็นไปเสียหน่อยซะมากกว่า 

องค์กรที่มีความซับซ้อนของการกำหนดกฏเกณฑ์การทำเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละกลุ่ม จะเหมาะกับการใช้บริการรับทำเงินเดือน

การกำหนดให้มีความซับซ้อนของเงื่อนไขการลาขาด หรือสายต่างๆนั้นถือได้ว่าเป็นการออกแบบเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและเหมาะกับลักษณะการทำงานของกลุ่มพนักงานแต่ละประเภทหรือแต่ละคน แต่นั่นก็เป็นการเพิ่มความซับซ้อนของการคิดคำนวณเงินเดือนด้วยเช่นเดียวกัน (ต้องแลกกันระหว่างข้อดีที่จะได้ในการกำหนดกฏเกณฑ์เหล่านั้น และ ความยากลำบากในการคิดเงินเดือนในแต่ละเดือน) ดังนั้นแล้ว หากคุณสามารถ outsource ทำเงินเดือน ออกไปให้กับคนภายนอกทำแทน แสดงว่า คุณก็จะสามารถกำหนดเงื่อนไขได้เท่าที่ใจต้องการได้ไม่ยาก (แต่แลกมาด้วยกับค่ารับจ้างทำเงินเดือนที่อาจจะมีการขยับตัวขึ้นได้เหมือนกันเพราะ คนที่รับจ้างรับทำเงินเดือนก็ลำบากในการกำหนดสูตรและการตรวจสอบด้วยเช่นเดียวกัน) แต่ก็ดีกว่า การที่เราต้องมานั่งทำเองอยู่ดี 

องค์กรที่ HR ไม่ค่อยมีอำนาจใจการบังคับกฏเกณฑ์เท่าไหร่ จะเหมาะที่จะใช้บริการ รับทำเงินเดือน

เจ้าของหรือ HR บางองค์กรอยู่กับอย่างพี่ๆน้องๆ ถึงแม้ว่ามีการกำหนดกฏเกณฑ์เกี่ยวกับเรื่องขาดลามาสาย หรือ สิ่งที่มีคยวามสัมพันธ์กับเรื่องเงินเดือน ก็จะอนุโลมกันได้ง่ายๆ ทำให้อาจจะดูเหมือนเป็นองค์กรที่ไร้ระเบียบไปเสียหน่อยหนึ่ง วิธีการแก้ปัญหาสามารถทำได้ไม่ยาก คือ ให้มีคนกลางที่เป็นคนนอกเป็นคนเชื่อฟังและ enforce กฏให้กับเจ้าขององค์กรแทน หรือ  HR ที่ไม่ค่อยมีอำนาจในการบังคับใช้แทนได้ เพราะ คนนอก เมื่อเราบอกกฏไปแล้ว เขาไม่รู้หรอกว่าความสัมพันธ์ระหว่างคุณเจ้าของหรือ HR และ ตัวพนักงานเองจะเป็นอย่างไร rules ที่กำหนดเอาไว้แล้ว ระหว่างที่ตกลงกันตอนที่ก่อนว่าจ้างเพื่อให้ทำเงินเดือนนั้น เป็นอย่างไร ก็ประเมินและคำนวณเงินเดือนก็จะเป็นไปตามกฏเหล่านั้น โดยทีเจ้าของเองก็ไม่ต้องลำบากใจหรือไม่ต้องอนุโลมแต่อย่างใด เพราะคนที่ enforce คือ คนนอกแทนนั่นเอง อาจจะฟังดูแปลกสักหน่อยแต่องค์กรที่ HR ไม่มีอำนาจในการบังคับนั้นมีอยู่จริงในโลกเรานี้

โดยรวมแล้วบริการรับทำเงินเดือนนั้นจะเหมาะกับสถานการณ์ขององค์กรอยู่หลากหลายแบบเอามากๆ คุณอาจจะต้องกลับไปคิดว่า คุณให้ “คุณค่า” กับเวลาในการทำกิจกรรมที่ก่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรมากน้อยเพียงใด หรือ คุณสามารถเลือกที่จะส่งต่อเนื้องานให้กับคนในองค์กรของคุณทำได้อย่างเสถียรถาวรได้จริงๆหรือไม่ หรือคุณยังมีความเสี่ยงนั้นอยู่ ถ้าหากว่าคุณคิดว่าใช่แล้ว มีความเสี่ยงแล้วล่ะก็ การให้บริษัทรับทำเงินดือนภายนอกเข้ามาให้บริการน่าจะเป็นคำตอบที่ดีอย่างหนึ่งที่คุณน่าจะลองพิจารณาเลือกใช้บริการกันดู 

หากสนใจบริการรับทำเงินเดือนที่มาพร้อมระบบการลงเวลาแบบ application และสามารถจัดการเรื่องการลา OT และอื่นๆได้ผ่านระบบ Cloud แล้วล่ะก็ลองติดต่อไปที่ timemint.com แล้วสอบถามบริการที่เรียกว่า TimeMint Full Service ดู ที่นั่นจะเป็นบริการรับทำเงินเดือนพร้อมระบบลงเวลาของเขาทั้งระบบ เพื่อที่จะทำให้การรับทำเงินเดือนทำได้สะดวกและแม่นยำมากขึ้น หรือกดที่นี่ https://www.timemint.co/payroll-caculation-service/